Usar la extensión de Chrome

El portal de la DIAN deja bajar los documentos de a uno. La extensión de Cuadre los baja en bloque: usted le da el listado que exporta el portal y ella trae el XML y el PDF de cada documento, con la sesión de la DIAN que usted ya tiene abierta. No le pide la contraseña.

Si quiere entender antes qué se puede bajar y por qué hace falta la extensión, lea la guía Cómo descargar en bloque los PDF y XML de la DIAN.

Antes de empezar

• Google Chrome en un computador. La extensión no funciona en otros navegadores ni en el celular.
• La extensión de Cuadre instalada.
• Su usuario de la DIAN, para entrar al portal.

Fíjela en la barra

Al instalarla, pulse el ícono de la pieza de rompecabezas, a la derecha de la barra de Chrome, y luego el pin junto a la extensión de Cuadre. Así queda a un clic.

Saque el listado en la DIAN

Entre al portal de la DIAN

Con su usuario, como siempre. La pantalla de la extensión tiene el botón Abrir la DIAN si no tiene el portal a mano.

Histórico › Descarga de listados

Escoja las fechas y el tipo de documento que necesita: emitidos, recibidos o los dos.

Exporte a Excel

Guarde el archivo tal como lo bajó, sin abrirlo ni cambiarlo. Si lo abre en Excel y lo vuelve a guardar, las fechas pueden cambiar de formato y la DIAN deja de encontrar algunos documentos.

No cierre la sesión de la DIAN mientras la extensión trabaja: descarga con ella.

Cárguelo en la extensión

Abra la extensión y arrastre el Excel a la hoja, o use Escoger archivo. Sirve el .xlsx o el .zip que lo trae.

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Escoja qué bajar

Al cargarlo aparece la tabla con todo el listado, ya marcado.

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• Emitidos, recibidos y tipos. Los botones encima de la tabla filtran por grupo, y las casillas por tipo: facturas, notas crédito, notas débito, soporte, nómina y eventos. Solo se baja lo que queda marcado.
• Uno por uno. Puede desmarcar filas sueltas en la tabla, y filtrar u ordenar por cualquier columna.
• Omitir los que ya tengo. Escoja la carpeta donde ya tiene documentos de ese listado y la extensión desmarca los que encuentre. Los reconoce con cualquiera de los dos nombres de archivo.

El nombre de los archivos

Por defecto cada documento se llama con su CUFE, como lo entrega la DIAN: ad2f…c391.zip, con su .xml y su .pdf adentro.

Con Nombrar con folio y tercero (debajo del botón Descargar), el nombre dice qué es y de quién: FE SETP990001 - PROVEEDOR ABC SAS. Debajo del interruptor se ve cómo quedará uno de los marcados.

• Facturas, notas y documento soporte: el tipo, el folio y el tercero (el proveedor en lo recibido, el cliente en lo emitido).
• Nómina: el nombre del empleado.
• Eventos: el código y el nombre del evento, la factura de la que habla y el tercero, por ejemplo EV-030 Acuse FE SETP990001 - PROVEEDOR ABC SAS. Ese dato no está en el Excel: sale del XML del evento al bajarlo.

Si algún documento no se puede nombrar así (le falta el folio, o dos darían el mismo nombre), se queda con su CUFE. Nunca se deja de bajar por eso.

Descargue

Pulse Descargar. La extensión abre una ventana pequeña del portal de la DIAN: déjela abierta hasta que termine. Puede seguir trabajando en otras pestañas.

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• Los archivos quedan en una carpeta nueva dentro de Descargas, una por descarga.
• Pausar la detiene sin perder lo que ya bajó, y Reanudar sigue donde iba.
• Si Chrome le pregunta dónde guardar cada archivo, desactive «Preguntar dónde guardar cada archivo antes de descargarlo» en su configuración. La extensión le muestra el botón para ir ahí.

Al terminar

Arriba quedan el Listado DIAN y lo que hay En su carpeta. Si son iguales, dice Cuadra.

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• Si faltan algunos, es que la DIAN no respondió a tiempo. Reintentar vuelve a pedir solo esos.
• Abrir la carpeta le muestra dónde quedaron.
• Enviar a Cuadre lleva los documentos a Cuadre sin buscarlos en la carpeta. Vea Enviar a Cuadre desde la extensión.

Cupo gratis y planes

Sin plan, cada empresa baja gratis hasta 100 documentos al mes, y entran hasta 3 empresas al mes. La extensión le dice cuántos le quedan.

Con cualquier plan de Cuadre las descargas son ilimitadas. Inicie sesión en Cuadre en el mismo Chrome y la extensión queda activada.

• En otro computador, la extensión no sabe que usted tiene cuenta hasta que abre Cuadre ahí. Pulse Actívela, junto a la línea del cupo, o Ayuda › Activar con mi cuenta.
• Si su plan está suspendido por un pago pendiente, la extensión se lo dice y mientras tanto baja con el cupo gratis. Pagar lo lleva a Facturación; al pagar, pulse Ya lo pagué: seguir.

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Bajar documentos de la DIAN no gasta documentos de su plan. Lo que guarde en Cuadre sí cuenta. Los detalles están en La extensión con su cuenta de Cuadre.

Descargas guardadas

La extensión guarda en Chrome una copia de lo que descarga, para enviarla a Cuadre después. La ve en Ayuda › Descargas guardadas: una tarjeta por empresa, con la fecha, cuántos documentos tiene, cuánto ocupa y cuándo se borra sola.

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• Guardar en Descargas saca otra vez esos archivos a una carpeta nueva de Descargas. No vuelve a la DIAN ni gasta cupo. Tiene su propio interruptor de nombres.
• Enviar a Cuadre hace lo mismo que el botón de la tarjeta final.
• Borrar quita la copia de esa empresa; Borrar todo, la de todas. Los archivos de su carpeta de Descargas no se tocan.

Cada copia se borra sola 7 días después de su última descarga, o cuando Cuadre la guarda. Si pasan de 5 empresas o de 500 MB, sale primero la más vieja.

Si algo no sale bien

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• «Su sesión en la DIAN no está abierta o venció». La descarga queda en pausa. Entre al portal con su usuario y pulse Reanudar: sigue donde iba.
• «La DIAN no encuentra este listado en la empresa con la que entró al portal». Casi siempre el portal está abierto con otra empresa. Vea Si la extensión no confirma la empresa.
• Escríbanos desde Ayuda › Reportar un problema: se abre un correo a soporte con la versión de la extensión. Cuéntenos qué estaba haciendo y qué pasó.
• Si soporte le pide el registro, bájelo en Ayuda › Descargar el registro y adjúntelo al correo. Dice qué hizo la extensión con cada documento, sin contraseñas.