Crear Factura de Compra en Siigo

Siga los siguientes pasos para crear un comprobante de compra en Siigo utilizando la información del XML de la DIAN.

Requisitos previos

La empresa debe tener la integración con Siigo configurada. Consulte la guía Configurar Siigo si aún no la ha configurado. Los documentos XML de la DIAN deben estar cargados en el módulo de Documentos.

Ver la imagen a tamaño completo (se abre en una pestaña nueva)

Sincronizar y Buscar Facturas

1. Haga clic en el menú Facturas de Compra.

2. Seleccione la empresa en el selector superior.

3. Seleccione el período (mes y año) que desea consultar.

4. Haga clic en el botón Buscar. Se cargarán las facturas de compra recibidas en el período seleccionado.

5. Haga clic en Acciones y luego en Sincronizar Comprobantes. Esto actualiza el estado de cada factura con la información existente en Siigo.

Estados del comprobante

La tabla usa colores para indicar el estado de cada factura:

• Rojo — Sin Comprobante en Siigo.
• Verde — Comprobante creado en Siigo.

Cuáles abren llenas

En las facturas sin comprobante, la columna Conceptos dice cuántos conceptos abrirán con lo que Cuadre recuerda del proveedor: Abre llena (5 de 5) o 3 de 5 recordados. El resumen de arriba cuenta las que Abren llenas. Vea Lo que Cuadre recuerda de cada proveedor.

Crear el Comprobante

6. En la tabla, seleccione una sola fila correspondiente a la factura que desea registrar en Siigo.

7. Haga clic en Acciones y luego en Crear Comprobante. Se abrirá el formulario de creación cargando automáticamente los datos del XML de la DIAN y, si ya registró facturas de ese proveedor desde Cuadre, lo que Cuadre recuerda de ellas.

¡Importante!

Si el proveedor de la factura no existe en Siigo, el sistema mostrará un aviso y no permitirá continuar. Debe crear primero el proveedor en Siigo antes de registrar la factura.

8. Seleccione el Tipo de Documento de compra correspondiente en Siigo.

9. Verifique o ajuste la Fecha de la factura.

10. Seleccione el Proveedor de la lista. Los campos de identificación y nombre se diligenciarán automáticamente.

11. Verifique el Prefijo y el Consecutivo de la factura del proveedor. Estos se llenan automáticamente desde el XML.

12. En la sección de Conceptos, revise los ítems cargados desde el XML. Los conceptos que ya están completos aparecen plegados en una fila; los que falta escoger, abiertos. Para cada concepto que no esté completo debe definir:

    • Tipo: Producto, Activo Fijo o Cuenta Contable.
    • Código / Ítem: Búsqueda en el catálogo de Siigo.
    • Cantidad y Precio Unitario.
    • Impuestos aplicables (IVA, Impoconsumo, Retefuente).

Operaciones masivas

El botón Acciones de la sección Conceptos aplica lo mismo a todos los conceptos a la vez, en tres grupos: Tipo de concepto (Asignar a todos… y Quitar de todos…), Impuestos (Agregar a todos… y Quitar de todos…) y Precio unitario (Netear descuentos y Llevar impuestos a mayor valor…). Si marca la casilla de algunos conceptos, la barra que aparece abajo aplica Tipo, Impuesto o Mayor valor solo a esos. Agregar concepto va al lado del botón, y el ícono de flechas abre o cierra todas las filas.

Con Cuenta Contable, Asignar a todos… le deja escoger además la cuenta de Siigo, que es opcional: escriba el número o el nombre y todos los conceptos quedan con ella. Si no la escoge, los que ya eran de cuenta contable conservan la suya y los que cambian de tipo quedan abiertos para escogerla. Quitar de todos… deja esos conceptos sin tipo y sin código.

Descuentos

Si la factura tiene descuentos por línea, usted puede decidir si desea netear los descuentos Acciones > Netear descuentos, lo que recalcula el precio de compra restándole el descuento.

Llevar impuestos a mayor valor

Cuando un impuesto de la factura no es descontable y va al costo o al gasto (el INC, o un IVA que no se descuenta), o cuando su empresa no tiene ese impuesto configurado en Siigo, puede pasarlo al precio unitario:

1. En Acciones > Llevar impuestos a mayor valor… (toda la factura), o marcando algunos conceptos y Mayor valor en la barra de abajo (solo esos).
2. Marque los impuestos del XML que van al precio. Cuadre muestra cada uno una sola vez, con cuántos conceptos lo llevan y cuánto suman.
3. Decida si el descuento de la línea se resta del precio o queda aparte. El total es el mismo; el impuesto ya viene calculado en el XML sobre el valor con descuento.
4. Si todo va a la misma cuenta, puede marcar Agrupar en un solo concepto: queda un concepto de cantidad 1 con el valor de toda la factura. Esta casilla solo aparece desde Acciones, con la factura entera y sin conceptos agregados a mano.

Mientras esté aplicado, una banda encima de los conceptos dice qué impuestos van en el precio. Cambiar vuelve a abrir la ventana sobre esos mismos conceptos; Acciones > Llevar impuestos a mayor valor… lo extiende a toda la factura, y Quitar mayor valor lo deshace.

Si estaba agrupado, al quitarlo cada concepto vuelve con el tipo y el código que tenía antes de agrupar. Si cambió el concepto agrupado, todos quedan con lo que dejó en él, también si lo dejó vacío con Quitar de todos….

El precio sale siempre del XML: aplicarlo otra vez da lo mismo, y Quitar mayor valor devuelve los conceptos a como vienen del XML, con sus impuestos.

Lo que se apaga mientras esté aplicado

Esos conceptos van a Siigo sin impuestos, tampoco con Retefuente, y la factura va sin retenciones (ReteICA, ReteIVA). Así Siigo no los calcula sobre el precio con el impuesto incluido. Si la compra lleva Retefuente o retenciones, regístrelas aparte en Siigo. Cantidad, precio y descuento de esos conceptos no se editan: salen del XML. Si deja un impuesto sin marcar, el modal le dice cuánto quedará la compra por debajo de la factura.

Cuadre deja la nota en las observaciones del comprobante y, al actualizarlo después, lo vuelve a abrir igual.

13. Si aplica, seleccione las Retenciones (ReteIVA, ReteICA). Los valores se calculan automáticamente.

14. En la sección de Formas de Pago, seleccione el tipo de pago y el monto. La suma de los pagos debe ser igual al total a pagar que muestra el formulario. Si la forma de pago se llenó con lo recordado, trae el total a pagar del momento en que se abrió la factura: si después cambia conceptos, impuestos o retenciones, revise el monto; el formulario avisa cuando la suma no cuadra.

15. Haga clic en Crear factura de compra. Si el proceso es exitoso, el sistema mostrará el número del comprobante generado en Siigo, y Cuadre recordará cómo se registró para la próxima factura de ese proveedor.

Factura ya existente en Siigo

Si al abrir el formulario el sistema detecta que la factura ya está creada en Siigo, le dice con qué comprobante y le pregunta si desea actualizarlo. Cancelar lo devuelve a la lista. Actualizar Comprobante carga en el formulario lo que tiene el comprobante en Siigo, y el botón final pasa a ser Actualizar factura de compra. Para actualizar otro comprobante, use el botón Actualizar comprobante de la parte superior del formulario.

Lo que Cuadre recuerda de cada proveedor

Cada vez que crea o actualiza una factura de compra en Siigo desde Cuadre, Cuadre recuerda, por empresa y por proveedor, cómo se registró:

• Cada concepto: si fue un producto (con su bodega), una cuenta contable o un activo fijo, y los impuestos que no salen del XML, como la Retefuente. De un activo fijo solo se recuerda el tipo: cada activo es uno solo en Siigo y se escoge en cada compra.
• La cabecera: el tipo de factura, el centro de costos, la sucursal, las retenciones y la forma de pago con sus días de crédito.

Ver la imagen a tamaño completo (se abre en una pestaña nueva)

La próxima factura de ese proveedor abre con todo eso lleno. Arriba del formulario lo dice: «Se llenó con la última compra a este proveedor…», y debajo de cada campo de la cabecera que se llenó así aparece una nota «Recordado de…» (o «Recordada de…») con el comprobante y la fecha. Cambie lo que no aplique a esta factura.

En la sección Conceptos, un resumen dice cuántos conceptos se llenaron, cuántos hay para mirar y cuántos por escoger. El filtro Por revisar deja ver solo esos. Cada fila dice su estado, y la flecha de la derecha la abre:

• Recordado — se llenó como la última vez. Dentro de la tarjeta, De dónde sale muestra cómo se reconoció el concepto y las últimas compras en que se usó.
• Cambió — las dos últimas veces se registró distinto. Se llenó con lo de la última vez: puede Dejar lo de la última vez o Usar lo de antes.
• Cambió la descripción — se reconoció por el código del proveedor, que antes venía con otra descripción. Revise que sea lo mismo y Dejar lo de la última vez.
• 2 formas (o más) — esa descripción se registró de varias formas. Escoja la que corresponde o Otra cosa.
• Escoja el activo — se registró como activo fijo: el tipo ya está, falta escoger el activo de esta compra.
• Sugerencia — el concepto es nuevo, pero solo cambian los números frente a otros que fueron siempre al mismo sitio. No se llena solo: Usar lo llena, o escoja Otra cosa.
• Regla del proveedor — el concepto es nuevo, pero las últimas facturas de este proveedor fueron todas al mismo destino, y se llenó con él. Dejar la regla o Escoger otra cosa.
• Por escoger — concepto nuevo: escójalo como siempre.
• Escogido o Por completar — lo que usted escogió a mano, completo o no.

La Retefuente de las demás líneas

Si todas las líneas que Cuadre reconoce en la factura llevan la misma Retefuente, también se la pone a las que no reconoce, y lo dice en su tarjeta: «… como en las demás líneas de esta factura». Si alguna línea reconocida no la lleva, no se pone en ninguna.

Lo que ya no está en Siigo

Si un tipo de factura, un centro de costos, una sucursal, una bodega, un impuesto, una retención o una forma de pago recordados ya no están en Siigo, el campo queda por escoger y Cuadre lo avisa al abrir. Los productos y las cuentas contables no se comprueban al abrir: si alguno ya no existe, Siigo lo rechaza al crear la factura y Cuadre muestra su mensaje.

Para revisar, cambiar u olvidar lo que Cuadre recuerda, vea Lo que Cuadre recuerda. Si no quiere que una empresa abra las facturas llenas, apáguelo en la ficha de la empresa.