Comparar cuentas contables con extractos

Este módulo le permite comparar los movimientos de sus cuentas contables de bancos con el extracto bancario. Asi podrá identificar si hay diferencias entre los dos archivos como duplicados, faltantes o errores de digitación. Siga los siguientes pasos para comparar cuentas contables bancarias con extractos en Cuadre.

Cargar Libros de Bancos

Corregir el archivo y volverlo a cargar es lo normal

Si encuentra errores en su software contable, corríjalos allí y vuelva a cargar el archivo. Cuadre está hecho para eso: le enseña qué cambia antes de guardar y conserva las conciliaciones manuales que pueda. Vea Volver a cargar un archivo corregido.

1. Haga clic en el menú Libros.

2. Oprima el botón Cargar Libros.

   Ver la imagen a tamaño completo (se abre en una pestaña nueva)

3. Oprima el botón Examinar y cargue el archivo de los movimientos contables de bancos. Este archivo lo debe generar su software contable. Los tipos de archivos aceptados son .xlsx, .xls y .csv.

4. Cada Software Contable tiene un archivo con una estructura diferente. Utilice la tabla inferior donde se visualiza el contenido del archivo, para definir las columnas requeridas y diligenciar el formulario. La parametrización de las columnas del archivo de su software contable, solo se hace una vez y queda guardada. En caso de que el archivo cambie, debe volver a cargarlo y hacer la parametrización nuevamente.

5. Haga clic en Validar.

6. Si no obtuvo ningún error a validar los datos, se mostrará una tabla con el resultado. Revise que los datos de todas las columnas sean los correctos.

7. Oprima el botón Guardar.

Conciliación - Libros de Bancos

Compare rapidamente los movimientos de sus cuentas contables de bancos con el extracto bancario. Los items de la tabla se muestran de menor a mayor valor. Asi puede comparar facilmente la información de la ambas fuentes (Contabilidad y Bancos).

IMPORTANTE

Antes de Conciliar debe cargar los movimientos bacarios y las cuentas contables del banco y periodo que desea conciliar.

1. Haga clic en el menú Libros.

2. Escoja una Empresa.

3. Escoja un Periodo.

4. Escoja una Cuenta Contable.

5. Haga clic en Buscar.

6. Complete los pasos de las Notas Bancarias.

7. Cree en su sistema contable las notas bancarias antes de continuar con la conciliación.

8. Haga clic en Acciones y Conciliación Automática. El sistema le conciliará automáticamente los movimientos de su cuenta contable con los movimientos del extracto bancario. Los items que queden conciliados, quederán en verde y los que no se conciliaron quedarán en rojo. La columna conciliación muestra cómo el sistema realizo la conciliación y también puede ver el grupo de movimientos que se conciliaron.

9. Si identifica items en rojo que pueda conciliarlos manualmente, escojalos y haga clic en Acciones y Conciliación Manual. En algunos casos usted debe decidir las conciliaciones manualmente, ya que pueden haber por ejemplo multiples consignaciones por el mismo valor en la misma fecha. Tenga en cuenta que la informacion de todas las columnas para escoger los items correctos.

10. Haga clic en Guardar Pendientes.

11. Si encontró errores en el archivo de su software contable —duplicados, errores de digitación—, corríjalos allí y vuelva a cargarlo. No pierde todo el trabajo: vea Volver a cargar un archivo corregido.

12. Para exportar el resultado de la conciliación, haga clic en Acciones y Exportar Excel o Exportar PDF.

Volver a cargar un archivo corregido

Los asientos contables no traen identificador, así que Cuadre no puede saber qué fila del archivo nuevo es «la misma» que una del viejo. Por eso, al cargar un archivo que se solapa con lo que ya tiene guardado, lo que hay en esas fechas se sustituye entero por lo que llega. Es a propósito: es la única forma de que lo que compare sea exactamente lo que acaba de subir.

Antes de guardar nada, Cuadre le enseña qué va a pasar:

• Cuántos asientos son iguales a los que ya tenía.
• Cuántos son nuevos.
• Cuántos desaparecen.
• Cuántas conciliaciones manuales se conservan y cuántas se pierden.

Qué se conserva y qué no

Una conciliación manual se traslada al archivo nuevo si su asiento sigue ahí igual: misma fecha, mismo valor, mismo comprobante, mismo PUC, mismo tercero y misma descripción. Si el asiento cambió o ya no está, esa conciliación se pierde, y el aviso le dice cuántas.

Las conciliaciones automáticas no se trasladan, y no hace falta: vuelva a oprimir Acciones → Conciliación Automática y se rehacen solas en un momento.

Cuando hay dos asientos idénticos

Si el mismo día tiene dos consignaciones por el mismo valor —pasa, y a menudo—, Cuadre no puede distinguirlas. Las empareja por cantidad: si antes había dos y ahora hay dos, las dos conciliaciones se conservan; si ahora hay una, se conserva una.

Notas Bancarias

Estas tablas le muestran el total de la Nota Bancaria que debe generar en su sistema contable. Los movimientos bancarios que se clasifiquen como notas bancarias, se muestran en 2 tablas diferentes.

PDF Notas Bancarias

Cada tabla tiene un botón para exportar el listado de notas bancarias en PDF.

Notas Bancarias Detalladas

Esta tabla muestra todas las notas bancarias sin agrupación. En esta tabla se debe agregar el PUC a cada nota bancaria.

1. Haga clic en Añadir PUC.

2. Si ya creó el PUC al que pertenece la nota bancaria, utilice la lupa para buscarlo. En caso contrario, escriba el nombre de la cuenta contable y el PUC en las casillas correspondientes y haga clic en Guardar.

3. Repita el paso 2 para las otras notas bancarias.

Notas Bancarias Agrupadas

IMPORTANTE

Añada todos los PUC a cada nota bancaria para que la tabla de Notas Bancarias Agrupadas muestre toda la información correctamente.

Esta tabla muestra todas las notas bancarias con agrupadas por PUC y totaliza el valor de cada una.

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