Cargar Documentos DIAN

La DIAN no deja bajar sus XML en bloque desde su portal, así que el trabajo lo hace la extensión de Chrome de Cuadre: usted le da el listado y ella descarga los archivos uno a uno. Desde la versión 2.7.0 también se los pasa a Cuadre con un botón, sin buscarlos en la carpeta: vea Enviar a Cuadre desde la extensión.

La pantalla de carga es una lista de cuatro tareas y va marcando las que ya cumplió.

Antes de empezar

• Google Chrome. La extensión no funciona en otros navegadores.
• La extensión de Cuadre instalada.
• Su usuario de la DIAN, para entrar al portal.

Los cuatro pasos

Escoja la empresa

Primera pantalla del asistente. Los documentos entran a la empresa cuyo NIT coincida con el de los XML.

Descargue el listado en la DIAN

Use el botón Ir a la DIAN, entre a Histórico › Descarga de listados, escoja el rango de fechas y exporte a Excel.

No cierre la sesión de la DIAN. La extensión descarga con ella, desde una ventana pequeña del portal que abre al empezar.

Ver la imagen a tamaño completo (se abre en una pestaña nueva)

Cargue el listado aquí, si quiere verificar

Es opcional. Sirve para una sola cosa, pero importante: con el listado cargado, la pantalla sabe qué documentos deberían llegar y le enseña cuáles se quedaron sin XML.

Sin él entra lo que traiga cada archivo y no se verifica nada.

Descargue los archivos con la extensión

Ábrala con Abrir extensión, cárguele el mismo Excel del paso 2, marque lo que necesita y pulse el botón de descarga. Los archivos quedan en su carpeta de descargas.

La pantalla le dice si la extensión está instalada y qué versión tiene.

Cargue los archivos descargados

Examinar, y seleccione todo lo que bajó la extensión. Acepta .zip y .xml.

Si cargó el listado, arriba aparecen tres cifras: Total documentos, Sin XML y Con XML. Cuando «Sin XML» llegue a cero, están todos.

Con la extensión 2.7.0 o posterior, este paso lo puede hacer por usted Enviar a Cuadre.

Enviar a Cuadre desde la extensión

Desde la versión 2.7.0, la extensión guarda una copia de lo que descargó y se la entrega a Cuadre cuando usted lo pide. Los documentos llegan con su listado, así que la pantalla verifica de una vez que no falte ninguno.

Pulse «Enviar a Cuadre» en la extensión

Aparece al terminar la descarga. Abre esta pantalla en Cuadre y, si la empresa del listado ya está creada, la deja escogida.

Si cerró el recuadro, el botón Enviar a Cuadre sigue junto a Abrir la carpeta.

Pulse «Traerlos»

Arriba de las tareas aparece Desde la extensión, con cuántos documentos hay y de qué fechas. Al pulsar Traerlos entran a la tabla, igual que si los hubiera cargado con Examinar.

Revíselos y pulse «Guardar»

Al guardarlos, la extensión borra su copia.

La extensión le muestra en qué va el envío. Mientras falte guardar, el botón dice Terminar en Cuadre; cuando todo está guardado, «Guardados en Cuadre» y Ver en Cuadre.

Bajar no es cargar

Lo que la extensión baja de la DIAN no gasta documentos de su plan. Lo que guarda en Cuadre, desde la carpeta o con Enviar a Cuadre, sí: cuenta en los documentos incluidos del período y, si se pasa, como documento adicional.

Cuadre tiene que estar abierto en el mismo Chrome donde está instalada la extensión.

Si la empresa aún no está en Cuadre

En Empresas aparece un aviso con los documentos que la extensión tiene de ella y el botón Crear la empresa. El formulario llega con el NIT y el nombre del listado; revíselos y guarde. Después, el aviso cambia a Cargar los documentos y lo trae a esta pantalla.

Qué guarda la extensión, y hasta cuándo

• La última descarga de cada empresa, hasta 5 empresas y 500 MB entre todas. Una descarga nueva de la misma empresa reemplaza la anterior; si pasa de 5 empresas o de 500 MB, se borra la más antigua.
• Durante 7 días. Pasado ese plazo la borra aunque no la haya enviado; los archivos siguen en su carpeta de descargas.
• Solo en su Chrome. No sale de su computador hasta que usted pulsa Traerlos.

Para verla, guardarla otra vez en Descargas o borrarla antes, en la extensión: Ayuda › Descargas guardadas (desde la 2.11.0; vea Descargas guardadas).

Si no entra ningún documento, mire el NIT

Es la causa más frecuente, y casi nunca son los archivos. Los XML entran a la empresa cuyo NIT coincide: si el de la empresa está mal escrito —o lleva el dígito de verificación— no empareja con ninguno y no entra nada.

Revíselo en Editar una Empresa: va sin dígito de verificación.

Una descarga interrumpida se puede retomar

Si la extensión se cortó a medias, vuelva a lanzarla con el mismo listado. Los que ya bajó no los vuelve a pedir.

La extensión con su cuenta de Cuadre

Sin cuenta, la extensión baja gratis hasta 100 documentos al mes por empresa. Con cualquier plan de Cuadre baja sin límite, y no hay nada que configurar: desde la versión 2.8.0, al entrar a Cuadre en el mismo navegador la extensión queda activada con su cuenta.

• Si la extensión le pide activarla, pulse Activar con mi cuenta. Se abre Cuadre y, con la sesión iniciada, la extensión queda activada en ese momento.
• Al cerrar sesión en Cuadre, la extensión deja de estar activada en ese navegador.
• El cupo es por empresa: la de la sesión de la DIAN con la que descarga. La extensión dice cuánto le queda en el mes, que es el mes calendario. Gratis entran hasta 3 empresas al mes.
• Si un listado no cabe en lo que le queda gratis, la extensión se lo dice antes de empezar y le ofrece bajar solo los que quedan (por ejemplo, Bajar los 10).
• La prueba de 7 días baja sin límite, una sola vez por empresa: si otra cuenta ya la usó con esa empresa, va por el cupo gratis.
• Si su cuenta no tiene un plan activo (venció la prueba o falta un pago), la extensión le ofrece Escoger un plan. En cuanto el pago se confirma, la siguiente descarga ya es sin límite, sin volver a activarla.
• Lo que baja la extensión no gasta los documentos de su plan. Los gasta lo que guarda en Cuadre, por ejemplo con Enviar a Cuadre. Antes de guardar, la pantalla le avisa si se pasa de los incluidos y cuánto costarían los adicionales.

Si la extensión no confirma la empresa

La extensión le pregunta al portal de la DIAN, con su sesión, de qué empresa es el listado.

• «La DIAN no encuentra este listado en la empresa con la que entró al portal»: casi siempre, el portal está abierto con otra empresa. Entre a la DIAN con la del listado (la tarjeta dice su NIT) y pulse Reintentar. Si el Excel está editado o trae documentos de varias empresas, sin plan no se baja: exporte el listado otra vez desde la DIAN, tal como sale.
• «No pudimos confirmar con la DIAN…»: el portal no contestó, casi siempre porque la sesión venció. Vuelva a entrar al portal y pulse Reintentar.

Qué envía la extensión a Cuadre

Para llevar el cupo, la extensión envía el NIT de la empresa del listado, que Cuadre guarda como un seudónimo; el código único (CUFE) de cada documento que baja, del que guarda solo una huella para no contarlo dos veces; y un código aleatorio de la instalación. Nunca envía los documentos, sus valores ni los nombres. El detalle está en la política de privacidad.

Qué sigue

• Categorice los documentos para que los reportes los agrupen como usted necesita.
• Concílielos con su extracto bancario.

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