ENVYDIABLE S.A.S., en adelante Cuadre, adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014.

Aquí encontrará qué datos personales tratamos, con qué finalidad, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puede ejercer sus derechos. Está escrita para que se entienda: si algo no le queda claro, escríbanos y se lo explicamos.

Identificación del Responsable

Empresa: Envydiable S.A.S.

NIT: 901317907-5

Dirección: Cra 36B # 1 Oeste 75 AP 802, Cali — Colombia

Correo electrónico: soporte@cuadre.io

Página web: https://www.cuadre.io

1. Dos papeles distintos, y por qué le importa

Cuadre trata datos personales en dos calidades diferentes. La distinción no es un tecnicismo: decide quién responde por qué.

Somos Responsables de los datos de nuestros clientes

Son los datos de quien contrata Cuadre: su nombre, su identificación, su correo, su teléfono, su dirección y sus datos de facturación. Los recogemos nosotros, para nuestra propia relación con usted, y respondemos directamente por ellos ante usted.

Somos Encargados de los datos que usted sube a la plataforma

Cuadre es una herramienta de conciliación: usted carga sus extractos bancarios, sus documentos electrónicos de la DIAN y sus libros contables. Esa información contiene datos personales de terceros —sus clientes, sus proveedores y sus empleados— que nosotros solo custodiamos y procesamos por cuenta suya y siguiendo sus instrucciones.

Sobre esos datos:

Usted sigue siendo el Responsable. Es usted quien debe contar con la autorización de esos titulares y quien responde ante ellos.
Nosotros no los usamos para nada propio. No los vendemos, no los cruzamos con los de otros clientes, no los explotamos comercialmente y no los consultamos salvo que usted nos dé acceso expreso para atender un soporte (ver la sección 8).
Se borran cuando usted los borra. Si elimina un documento, una cuenta o una empresa, se va con sus datos asociados.

2. Qué datos tratamos

2.1. Datos de su cuenta y de su facturación (somos Responsables)

Categoría	Qué incluye
Identificación y contacto	Sus datos de identificación como persona natural o jurídica, y sus datos de contacto
Facturación	La información fiscal necesaria para emitirle su factura electrónica
Configuración de su cuenta	Las empresas y cuentas bancarias que registre, y los colaboradores que invite
Pagos	El importe, el plan, el estado y la referencia de cada transacción
Uso del servicio	Registros técnicos de actividad y de errores

No almacenamos datos de tarjetas de crédito o débito. El pago se realiza en la página de la pasarela; los datos de la tarjeta se ingresan allí y nunca pasan por Cuadre. De cada pago solo recibimos el importe, el medio empleado y un identificador de la transacción.

2.2. Datos que usted carga en la plataforma (somos Encargados)

Es la información contable y financiera de su empresa, con los datos personales de terceros que venga incluida en ella:

Extractos bancarios, con el detalle de cada movimiento.
Documentos electrónicos de la DIAN, tal como los emitió o recibió, incluida la identificación y los datos de contacto de emisores y receptores.
Nómina electrónica. Conviene que sepa que este documento es particularmente sensible: además de identificar al empleado, incluye su remuneración y su cuenta bancaria, junto con sus devengados y deducciones.
Libros contables y cargas de conciliación fiscal, con la identificación de cada tercero.
Terceros derivados: a partir de lo anterior, la plataforma arma automáticamente sus listas de clientes, proveedores y empleados.

2.3. Datos sensibles

Cuadre no le pide datos sensibles y no los usa para ninguna finalidad propia.

Sin embargo, debe saberlo con claridad: la nómina electrónica puede contener datos sensibles de sus empleados. El formato de la DIAN incluye, entre otros, las incapacidades, las licencias de maternidad y las deducciones sindicales, que la ley considera datos sensibles por referirse a la salud y a la afiliación sindical.

Cuando usted carga esos documentos, esa información entra en la plataforma. Nosotros la custodiamos como Encargados, pero es usted quien debe contar con la autorización de sus empleados para tratarla, y quien decide si la carga. Recuerde que la ley no obliga a nadie a entregar datos sensibles.

2.4. Menores de edad

Cuadre es una herramienta profesional y no está dirigida a menores de edad. No recogemos a sabiendas datos de menores para nuestras propias finalidades. Si un documento que usted carga contiene datos de un menor, aplica lo dicho en la sección anterior: usted es el Responsable y debe atender el interés superior del menor.

3. Para qué usamos sus datos

Las finalidades de los datos de los que somos Responsables son:

Prestarle el servicio y mantener su cuenta.
Facturarle, gestionar el cobro y emitir su factura electrónica, o facturarle a su asociado comercial lo que usted consume, si su cuenta la gestiona uno (sección 8).
Atenderle cuando escribe a soporte.
Enviarle correos del servicio: código de acceso, recordatorio de vencimiento, aviso de cambio de plan o de precio, invitación de colaborador y confirmación de pago.
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
Mantener la seguridad de la plataforma y prevenir el fraude.
Llevar el cupo gratuito de la extensión de Chrome y la licencia que la activa con su cuenta (ver la sección 10.1).

No le enviamos publicidad. Solo mandamos correos necesarios para el servicio. Si algún día quisiéramos enviarle comunicaciones comerciales, se lo pediríamos aparte y podría negarse sin perder el servicio.

Los datos de los que somos Encargados se usan únicamente para lo que usted nos pide: guardarlos, compararlos, conciliarlos, clasificarlos —también con inteligencia artificial, cuando usted lo solicita— y devolvérselos en los reportes y exportaciones de la plataforma o, si usted lo autoriza, al asistente de inteligencia artificial que conecte a su cuenta (ver la sección 4.2).

4. Con quién compartimos datos

Para operar nos apoyamos en proveedores. Cada uno recibe solo lo que necesita:

Proveedor	Para qué	Qué recibe
Google (Firebase / Google Cloud)	Autenticación, base de datos, almacenamiento de archivos, ejecución del servicio y protección contra abuso	Toda la información de la plataforma, en su infraestructura
Amazon Web Services (SES)	Envío del correo del servicio	Su dirección de correo y el contenido del mensaje
Alegra	Emisión de su factura electrónica	Sus datos de facturación: nombre o razón social, identificación, régimen, dirección, teléfonos y correos
Bold	Procesamiento del pago	Importe, moneda y una referencia interna. No recibe su nombre, su identificación ni su correo desde Cuadre
Siigo	Integración opcional, si usted la activa	Sus propias credenciales de Siigo y los datos de los comprobantes que decida crear allí
TypeSafe	Clasificación de movimientos con inteligencia artificial, solo cuando usted pulsa «Clasificar con IA»	De cada movimiento: la descripción que trae el banco, si es un ingreso o un egreso, el valor y el nombre del banco. No recibe su nombre, el de su empresa, el número de la cuenta, las referencias ni las notas
Google Analytics / Google Tag Manager	Medir el uso del sitio, de la aplicación y de la extensión de Chrome	Identificadores de uso y de navegación
Tawk.to	Chat de soporte del sitio web	Lo que usted escriba en el chat
Web3Forms y hCaptcha	Formulario de contacto del sitio web	Nombre, correo y mensaje que escriba en el formulario

Su asociado comercial, si su cuenta la gestiona uno, recibe en la factura que Cuadre le emite por su cuenta: su correo, su plan, el periodo y los días que se facturan, los documentos adicionales que consumió, el valor de cada concepto y, si se dio de baja, que es su último mes. En los avisos de cambio de plan o de precio recibe la lista de correos de los usuarios afectados. Lo necesita para pagar su cuenta y avisarle de esos cambios. No recibe su identificación, el nombre de su empresa ni sus datos de facturación.

No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios.

También podemos entregar información cuando nos lo exija una autoridad competente o una norma legal.

4.1. Transferencia internacional

Nuestros proveedores de infraestructura operan fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al usar Cuadre, sus datos se procesan y almacenan allí. Lo mismo ocurre con lo que se envía para clasificar con inteligencia artificial y con lo que usted decide entregar a un asistente conectado (sección 4.2).

La Superintendencia de Industria y Comercio incluyó a Estados Unidos en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos personales (Circular Externa 005 de 2017), lo que da sustento a esa transferencia conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

4.2. Inteligencia artificial

Clasificar con IA. En los extractos, el botón «Clasificar con IA» sugiere cómo clasificar cada movimiento. Solo se usa cuando usted lo pulsa, y cada movimiento clasificado así queda marcado para que sepa de dónde salió la clasificación. Lo que recibe el proveedor está en la tabla anterior: nada que lo identifique a usted ni a su cuenta, aunque la descripción que escribe el banco puede incluir el nombre de quien pagó o de a quién se pagó. Las sugerencias son eso, sugerencias: revíselas antes de conciliar.

Asistentes conectados. Usted puede conectar a su cuenta un asistente de inteligencia artificial —como Claude, de Anthropic, o ChatGPT, de OpenAI— para hacerle preguntas sobre su información en Cuadre. Funciona así:

Lo decide usted, conexión por conexión. Cuadre le muestra qué asistente pide acceso y a qué dominio vuelve, y usted elige sobre qué empresas. Sin su aprobación no se entrega nada.
Solo lectura. El asistente puede consultar sus empresas, cuentas bancarias, movimientos, conciliaciones y documentos DIAN de las empresas que autorizó. No puede modificar ni borrar nada, y la nómina no se comparte por esta vía.
El asistente trabaja para usted, no para Cuadre. Lo que el asistente recibe lo trata su proveedor según el contrato que usted tiene con él. Cuadre entrega los datos por instrucción suya, como Encargado, y no es responsable del tratamiento que haga ese proveedor. Como Responsable de los datos de terceros que contiene su información (sección 1), es usted quien decide si compartirlos con ese asistente.
Puede cortarla cuando quiera, en Conexiones de IA; deja de consultar en menos de un minuto. Además, cada conexión vence a los 30 días y el asistente tiene que volver a pedirle permiso.
Qué guardamos de cada conexión: qué asistente es, sobre qué empresas, cuándo se autorizó, desde qué navegador y una ubicación aproximada, y un registro de qué consultas hizo y cuándo —no de sus respuestas—. Se lo enseñamos en Conexiones de IA y le avisamos por correo cada vez que se conecta un asistente nuevo.

5. Cuánto tiempo conservamos sus datos

Mientras tenga su cuenta activa, conservamos su información y la que usted cargue.
Si cierra su cuenta, eliminamos sus empresas, cuentas bancarias, movimientos, documentos DIAN, libros, terceros y archivos.
La información de facturación y de pagos se conserva aunque cierre la cuenta. No es una excepción caprichosa: son el soporte de las facturas electrónicas ya emitidas y debemos guardarlas para cumplir nuestras obligaciones contables y tributarias, por el término que exija la ley colombiana.
Los códigos temporales —el PIN de acceso de un colaborador, el código de verificación de una integración— caducan en minutos y se eliminan automáticamente.
El acceso de un colaborador caduca cuando usted lo retira; el de soporte, a los 7 días.
El conteo del cupo de la extensión de Chrome —el seudónimo del NIT, la huella de cada documento contado y el identificador de la instalación— y el registro de lo que se bajó con cada licencia se eliminan a los 90 días de terminado el mes. La marca de qué cuenta usó la prueba con cada empresa se conserva, para que la prueba no se repita. La licencia de la extensión vence a los 30 días sin uso, y al cerrar sesión en Cuadre.
Una conexión con un asistente de inteligencia artificial vence a los 30 días. Cuando vence o usted la revoca, sus datos se eliminan a los 90 días; la dirección IP completa y el navegador desde el que se autorizó, que guardamos por seguridad, también a los 90 días de la autorización.

6. Sus derechos

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos.
Actualizarlos y rectificarlos cuando estén incompletos o equivocados.
Solicitar prueba de la autorización que nos dio, salvo cuando la ley no la exija.
Ser informado, cuando lo pida, sobre el uso que hemos dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante nosotros.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos.

7. Cómo ejercerlos

Escriba a soporte@cuadre.io. El área de Soporte de Cuadre es la responsable de atender peticiones, consultas y reclamos.

Indíquenos su nombre, su identificación, un correo de contacto y qué necesita. Si actúa en nombre de otra persona, acredite que puede hacerlo.

Plazos, que son los que fija la ley:

Trámite	Plazo	Prórroga
Consulta — conocer sus datos o cómo los usamos	10 días hábiles	Hasta 5 días hábiles más, avisándole el motivo y la nueva fecha
Reclamo — corregir, actualizar, suprimir o revocar	15 días hábiles	Hasta 8 días hábiles más, en las mismas condiciones

Si el reclamo está incompleto, se lo pediremos dentro de los 5 días siguientes. Si no lo completa en dos meses, entenderemos que desistió.

Cerrar su cuenta

Solicítelo a soporte@cuadre.io desde el correo con el que se registró. Lo atendemos dentro del plazo de un reclamo, 15 días hábiles. Antes de proceder le confirmaremos qué se elimina y qué debemos conservar por obligación legal, según la sección 5.

Tenga en cuenta que la supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.

8. Quién puede ver su información

Usted, y las personas que usted invite como colaboradores. Un colaborador entra a los módulos de trabajo de su cuenta y ve la información que usted haya cargado; no ve sus datos de facturación, sus pagos ni su plan.
Su asociado comercial, si su cuenta la gestiona uno: ve su correo, su plan y lo que se factura por su cuenta cada mes (sección 4). No entra a su cuenta ni ve la información que usted carga, salvo que usted lo invite como colaborador.
El equipo de Cuadre, solo si usted lo autoriza. Para que podamos mirar dentro de su cuenta hay que añadir expresamente soporte@cuadre.io como colaborador. Ese acceso caduca solo a los 7 días y usted puede retirarlo antes cuando quiera.
Personal técnico autorizado, con acceso a la infraestructura para operar y mantener el servicio, sujeto a deberes de confidencialidad.

9. Cómo protegemos la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger sus datos:

Cifrado de las comunicaciones y de la información almacenada.
Aislamiento entre cuentas, verificado en el servidor en cada operación, de modo que la información de un cliente no es accesible desde la cuenta de otro.
Verificación de correo electrónico obligatoria para operar.
Protección contra accesos automatizados y abusivos.
Credenciales de integraciones cifradas, con llaves gestionadas fuera del código.
Acceso de colaborador mediante código de un solo uso, de vigencia limitada y con límite de intentos y de solicitudes.
Cierre de sesión automático por inactividad.
Asistentes de inteligencia artificial de solo lectura, con acceso limitado a las empresas que usted autorice, que puede revocar en cualquier momento y que vencen solos a los 30 días.
Registros de operación que excluyen credenciales.
Acceso interno restringido al personal que lo necesita para operar el servicio, sujeto a deberes de confidencialidad.

No publicamos el detalle de configuración de estas medidas: hacerlo facilitaría eludirlas.

Ningún sistema es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad que afecte sus datos personales, se lo informaremos y daremos aviso a la autoridad cuando corresponda.

10. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web y la aplicación usan cookies e identificadores para funcionar y para entender cómo se usan. Concretamente:

Cookies necesarias, sin las cuales no es posible mantener su sesión iniciada ni proteger el servicio frente a abusos.
Google Tag Manager y Google Analytics, para medir el uso de forma agregada.
Tawk.to, que instala sus propios identificadores cuando se carga el chat del sitio web.

Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Si bloquea las necesarias, la aplicación puede dejar de funcionar correctamente.

10.1. La extensión de Chrome

La extensión «Descarga masiva DIAN: XML y PDF de facturas · Cuadre» se puede usar sin cuenta en Cuadre, con un cupo gratuito de documentos al mes por empresa; con cualquier plan de Cuadre descarga sin límite. Lo que hace con sus datos:

El listado y los documentos se quedan en su computador: en su navegador y en su carpeta de descargas. Solo salen si usted los envía a su cuenta de Cuadre (ver más abajo), y nunca a nadie más.
Descarga con su propia sesión de la DIAN. No le pide ni guarda su usuario ni su contraseña del portal.
Lleva la cuenta del cupo en los servidores de Cuadre. Para eso envía el NIT de la empresa del listado, tal como lo confirma el portal de la DIAN; el código único (CUFE) de cada documento que baja, del que Cuadre guarda solo una huella para no contarlo dos veces, y nunca el documento; y un identificador aleatorio que se crea al instalarla. El NIT no se guarda en claro sino como un seudónimo, calculado con una clave secreta de Cuadre. Aun así es un dato personal cuando la empresa es una persona natural, porque su NIT es su cédula. No se envían nombres, valores ni el contenido de los documentos.
Mide su uso de forma anónima con Google Analytics. Envía eventos como abrir la extensión, cargar un listado, iniciar o terminar una descarga, un error del portal o un clic en un enlace hacia Cuadre, con un identificador aleatorio que se crea al instalarla. Esos eventos llevan cantidades (cuántos documentos), nunca nombres, NIT, valores ni el contenido de los documentos.
Guarda en su navegador el último listado para que la descarga pueda seguir si cierra la pestaña. Se borra al cargar otro listado o al desinstalar la extensión.
Guarda una copia de los archivos descargados, una por empresa y de hasta cinco empresas, para que usted pueda pasarlos a Cuadre sin buscarlos en su carpeta. Solo se entregan a Cuadre cuando usted lo pide desde la aplicación, y solo a la aplicación de Cuadre. Se borran en cuanto Cuadre los guarda, a los siete días si no los envía, o al desinstalar la extensión.

Si además tiene cuenta en Cuadre, la aplicación le entrega a la extensión de ese navegador una licencia —un código aleatorio— para que descargue según su plan. Cuadre guarda solo una huella de ese código, unida a su cuenta y a la instalación, y anota de qué empresas y cuántos documentos bajó con ella cada mes, para evitar que una cuenta se comparta con terceros. La licencia se revoca al cerrar sesión en Cuadre y vence a los 30 días sin uso. La aplicación no le envía a la extensión su nombre ni su correo.

11. Autorización

Al crear su cuenta usted acepta esta política y autoriza a Cuadre a tratar sus datos personales para las finalidades de la sección 3, y a compartirlos con los proveedores de la sección 4.

Esa autorización no se extiende a finalidades distintas de las aquí declaradas.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Cuando el cambio sea sustancial se lo comunicaremos por correo electrónico antes de que empiece a aplicar, y la versión vigente estará siempre publicada en esta página con su fecha y su número de versión.

13. Vigencia

Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026 y reemplaza la versión 2.2, del 6 de octubre de 2026. Estará vigente mientras Cuadre trate datos personales.

Las bases de datos se mantendrán vigentes durante la relación con el titular y por el término adicional que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables.