Cuadre para pymes: banco, DIAN y contabilidad al día
Si su contador es externo y el cruce del banco con las facturas lo hace usted en una hoja de cálculo, Cuadre le sirve para eso: sube el extracto, sube los documentos electrónicos de la DIAN y ve qué consignación no tiene factura y qué factura no ha entrado. Su contador entra con un PIN y trabaja sobre lo mismo.
Lo que hace por usted cada mes
Cinco cosas concretas, en el orden en que se hacen. Ninguna necesita que usted sepa de contabilidad; todas dejan un Excel o un PDF que puede mandarle a su contador.
- Cargar el extracto del banco
- Baje el extracto en Excel o CSV desde el portal de su banco, del que sea, y súbalo a Cuadre. La primera vez le dice qué columna trae la fecha, cuál el código y la descripción de la transacción y cuál el valor; esa configuración queda guardada para la cuenta. Desde la segunda carga, «Auto Clasificar» repite las clasificaciones del mes anterior y usted solo revisa lo nuevo.Guía: cargar movimientos bancarios
- Tener los XML de la DIAN sin bajarlos uno a uno
- Un XML de la DIAN es el archivo oficial de cada factura electrónica, nota o nómina: el que la DIAN validó y el que vale como soporte. El portal de la DIAN solo deja bajarlos de uno en uno; la extensión de Chrome de Cuadre los descarga en bloque a partir del listado que usted exporta desde el portal. Después sube el .zip a Cuadre y ahí quedan facturas de venta, notas crédito y débito, documentos soporte y nómina, con prefijo, folio, tercero, impuestos y total tomados del propio documento.Cómo funciona la extensión de Chrome
- Ver qué consignación no tiene factura
- En Identifique escoge la cuenta y el rango de fechas, selecciona un movimiento del banco y busca el documento que lo respalda por fecha, por prefijo y folio o por NIT. Cuadre no adivina por usted: usted decide qué va con qué, registra la retención con «Calcular base» o el pago parcial con «Establecer $», y la meta es que el saldo quede en cero. Lo que queda sin pareja es lo que hay que preguntar.Guía: conciliar movimientos con documentos DIAN
- Llevar la caja menor en Efectivo
- Cada ingreso y cada egreso en efectivo se registra con fecha, valor y, si quiere, el nombre y la identificación de quien pagó o cobró. Por período ve cinco cifras: saldo inicial, ingresos, egresos, soportes y saldo final. Los gastos de caja se cruzan con sus documentos DIAN igual que los del banco.Guía: registrar ingresos y egresos en efectivo
- Saber cuánto vendió y cuánto compró, desde los XML
- Los reportes de ventas y de compras se arman con los documentos que ya cargó, por empresa y por mes: cuánto se vendió cada día, qué día de la semana pesa más, y los veinte primeros por producto, cliente, proveedor, departamento y municipio. Cada gráfica se exporta a Excel.Guía: reporte de ventas
Los tres cruces que hace Cuadre, con capturas de cada módulo, están en la página de módulos. Si además factura en Siigo Nube, los comprobantes de compra se crean desde Cuadre con la integración con Siigo.
Y su contador entra con un PIN
No hace falta compartir la contraseña ni mandar archivos por correo. Usted invita a su contador como colaborador con su nombre y su correo, y a partir de ahí entra con un PIN de seis dígitos que le llega al correo cada vez.
- Ve lo mismo que usted
- El extracto, los documentos DIAN, las conciliaciones, el efectivo y los reportes. Puede cargar, conciliar, exportar y borrar, igual que usted. No hay permisos por módulo.
- No ve la facturación
- El plan, los pagos y las facturas de Cuadre solo los ve el dueño de la cuenta. El colaborador no puede cambiar el plan ni ver cómo se paga.
- Hace la parte contable
- Si su contador le carga el auxiliar de bancos de su software, el módulo Libros lo cruza con el extracto solo: lo que coincide queda en verde y lo que no, en rojo. De ahí salen la nota bancaria y las diferencias que él tiene que causar. Usted no toca esa parte si no quiere.
- El PIN caduca
- Cada PIN vale diez minutos y se usa una sola vez; la sesión se cierra al cerrar el navegador. Si el contador cambia, lo elimina como colaborador y el acceso se acaba ahí.
En la prueba puede invitar a un colaborador; el plan Pyme admite 3. Los pasos están en el centro de ayuda: invitar un colaborador y entrar como colaborador.
Cuánto cuesta
Se paga por adelantado, en períodos de 30 días, por PSE o tarjeta. Si un mes se pasa de los documentos incluidos, el excedente entra en la factura siguiente al precio por documento del plan.
Micro
$19.900/ mes
La extensión de la DIAN sin límite y Cuadre para empezar.
- Cuentas bancarias
- 1
- Documentos al mes
- 200
- Documento adicional
- $100
- Colaboradores
- 1
- Extensión de la DIAN
- Sin límite
Emprendedor
$49.900/ mes
Una cuenta bancaria y pocos documentos al mes.
- Cuentas bancarias
- 1
- Documentos al mes
- 600
- Documento adicional
- $83
- Colaboradores
- 1
- Extensión de la DIAN
- Sin límite
Pyme
El que más se elige$79.900/ mes
Dos cuentas y el volumen de una pyme que factura todos los días.
- Cuentas bancarias
- 2
- Documentos al mes
- 2.000
- Documento adicional
- $40
- Colaboradores
- 3
- Extensión de la DIAN
- Sin límite
Ultra
$119.900/ mes
Varias cuentas, mucho documento y un equipo que concilia.
- Cuentas bancarias
- 5
- Documentos al mes
- 5.000
- Documento adicional
- $24
- Colaboradores
- 5
- Extensión de la DIAN
- Sin límite
Precios en pesos colombianos. El servicio está excluido de IVA (artículo 476, numeral 21 del Estatuto Tributario): el valor que ve es el que paga. Un documento es cada documento DIAN, movimiento bancario o asiento de libros que carga en el período. Lo que la extensión de Chrome baja de la DIAN no cuenta: cuenta cuando lo guarda en Cuadre.
Empiece en una tarde
Es el mismo orden del centro de ayuda y cada paso necesita el anterior. Con el extracto del mes pasado y los XML de ese mes a la mano, la primera conciliación sale la misma tarde.
- Cree su empresaRazón social, tipo y número de documento. El NIT va sin dígito de verificación: con él Cuadre sabe qué XML son suyos.Guía: cree su empresa
- Cree la cuenta bancariaBanco, tipo de cuenta, número y el código PUC con el que su contador la lleva en la contabilidad. Si no lo sabe, es lo único que hay que preguntarle antes de empezar.Guía: cree la cuenta bancaria
- Cargue el extracto y los documentos DIANEl extracto del mes en Excel o CSV y los XML en .zip. Son los dos lados de la conciliación; sin uno de los dos no hay nada que cruzar.Guía: cargue el extracto y los documentos dian
- Haga la primera conciliaciónEn Identifique, un movimiento del banco y el documento que lo respalda. Cuando el saldo queda en cero, ese movimiento está cuadrado.Guía: haga la primera conciliación
Si se atasca, puede darle acceso a soporte como colaborador: entra a su cuenta durante siete días, no consume cupo y ve lo mismo que usted.
Preguntas frecuentes de las pymes
¿Necesito saber de contabilidad para usar Cuadre?
Para cargar el extracto, subir los XML y cruzar consignaciones con facturas, no. Lo que sí pide criterio contable, como el código PUC de la cuenta, la nota bancaria o la conciliación fiscal, lo puede hacer su contador entrando como colaborador. Cada pantalla tiene un botón «?» que abre la guía de ese módulo.
¿Cuadre reemplaza a mi contador o a mi software contable?
No. Cuadre se pone entre el banco, la DIAN y su contabilidad y muestra dónde no coinciden. La contabilidad se sigue llevando en el software de siempre y las declaraciones las sigue haciendo su contador; lo que cambia es que llega con el cruce hecho y con las diferencias ya localizadas.
¿Cuadre se conecta con mi banco?
No. El extracto lo baja usted del portal de su banco en Excel o CSV y lo sube a Cuadre; sirve con cualquier banco que entregue el extracto en ese formato. El mapeo de columnas se hace la primera vez y queda guardado para esa cuenta.
¿Qué es un XML de la DIAN y de dónde lo saco?
Es el archivo oficial de cada factura electrónica, nota o nómina, el que la DIAN valida. Se descarga desde el portal de la DIAN con su usuario, pero solo de uno en uno. La extensión de Chrome de Cuadre los baja en bloque a partir del listado que exporta desde el portal: gratis hasta 100 documentos al mes por empresa, y sin límite con su plan.Cómo funciona la extensión
¿Qué plan le conviene a una pyme?
Depende de cuántas cuentas bancarias tenga y de cuántos documentos mueva al mes. Emprendedor ($49.900) trae 1 cuenta, 600 documentos y 1 colaborador. Pyme ($79.900) trae 2 cuentas, 2.000 documentos y 3 colaboradores. Un documento es cada documento DIAN, movimiento bancario o asiento de libros cargado en el período; el mismo XML dos veces cuenta una vez. Si se pasa, el excedente se cobra al precio por documento del plan.Ver los planes en detalle
¿Qué pasa si un mes no pago?
Tres días antes del vencimiento recibe un recordatorio. Si no paga, tiene tres días de gracia con la cuenta abierta; al cuarto día se suspende hasta que pague. Nada se borra: al ponerse al día, todo está donde lo dejó.Estados de la cuenta
Cargue el mes pasado y vea qué consignación no tiene factura
La prueba dura siete días completos, sin tarjeta, y da para un mes entero: el extracto, los XML de la DIAN y, si su contador quiere, el auxiliar.