Cuadre para contadores: el cierre de cada empresa con la diferencia en cero
Cuadre cruza, por cada empresa que usted lleva, el extracto bancario con los documentos electrónicos de la DIAN y con el auxiliar contable, calcula la nota bancaria y compara lo causado con lo reportado a la DIAN. Al final del mes le queda un Excel por conciliación, un comprobante en PDF y la lista de lo que falta por causar. Todas las empresas, en una sola cuenta.
Un mes en Cuadre
Es el orden en que la aplicación lo pide, y el mismo para cada empresa. Cada paso necesita el anterior; cada pantalla tiene un botón «?» que abre la guía de ese módulo.
Baje los XML de la DIAN con la extensión
En el portal de la DIAN exporte el listado del mes (Histórico › Descarga de listados) sin cerrar la sesión. La extensión de Chrome lee ese Excel, baja los XML y los PDF uno tras otro, y se puede pausar. Luego cargue el .zip en Documentos: facturas, notas, documentos soporte y nómina electrónica, sin digitar nada.Guía: cargar documentosCargue el extracto y el auxiliar de bancos
El extracto va en Movimientos, en .xlsx, .xls o .csv de cualquier banco; el mapeo de columnas se guarda para esa cuenta y, desde la segunda carga, «Auto Clasificar» reutiliza las clasificaciones del mes anterior. El auxiliar de su software contable va en Libros, con su propio mapeo guardado. La cuenta bancaria lleva el código PUC con el que Libros sabe qué asientos son suyos.Guía: cargar movimientos bancariosIdentifique: cada movimiento del banco con su documento
Escoja la cuenta y el rango de fechas, seleccione un movimiento y busque el documento por fecha, por prefijo y folio o por NIT. Las retenciones se registran con «Calcular base» y los pagos parciales con «Establecer $». La meta es que el saldo quede en cero; si no llega, la conciliación se guarda como Pendiente y así aparece después.Guía: conciliar movimientos con documentos DIANLibros: el auxiliar frente al extracto, y la nota bancaria
Acciones › Conciliación Automática cruza los dos lados. Lo que coincide queda en verde y lo que no, en rojo, para revisarlo a mano de menor a mayor valor. Ahí aparecen los duplicados, los faltantes, los errores de digitación y de cuenta. Los movimientos del banco que no están en la contabilidad forman la nota bancaria: una tabla detallada donde se asigna el PUC y otra agrupada por PUC con el total.Guía: comparar el auxiliar con el extractoConciliación fiscal: la contabilidad frente a la DIAN
Con las cuentas PUC de ventas y compras configuradas una sola vez, Cuadre compara lo causado en cada categoría con los documentos electrónicos del mes. El resumen muestra Contabilidad, DIAN y Diferencia; la comparación baja a cada tercero, con el filtro «Solo inconsistencias», y cada fila trae su observación: «Falta causar en contabilidad», «Documento no en DIAN», «Revisar base, IVA o descuento».Guía: configurar las cuentas PUCExporte los comprobantes y los reportes
El Excel de la conciliación con la columna «Grupo Conciliación», el comprobante en PDF de cada cruce, el PDF de la nota bancaria, el Excel fiscal con las acciones sugeridas y los reportes de ventas y compras por mes. Es lo que se entrega al cliente y lo que queda como soporte del cierre.Guía: exportar la conciliación
El primer paso es más corto con la extensión de Chrome para descargar XML de la DIAN, sin límite de documentos ni de clientes con cualquier plan, desde $19.900 al mes con Micro. Bajar no gasta documentos del plan; lo que guarde en Cuadre, sí. Si un cliente factura en Siigo Nube, los comprobantes de compra se crean desde Cuadre con la integración con Siigo.
Qué cambia frente a llevarlo en Excel
En una hoja se puede conciliar; una firma con varias empresas lo sabe mejor que nadie. La diferencia no está en si se puede, sino en cuánto se rehace cada mes y en qué queda como prueba.
- Los XML se leen, no se digitan
- Prefijo, folio, tercero, impuestos y total salen del propio documento. En la hoja, el folio y el NIT se pegan del listado de la DIAN y el detalle de líneas e impuestos no llega.
- Cada empresa vive en su sitio
- Sus cuentas bancarias, sus documentos, sus categorías y sus cuentas PUC. No hay un archivo por cliente con versiones que alguien tiene que saber cuál es la buena.
- Lo conciliado no se toca por accidente
- Un documento conciliado no se edita; para cambiarlo hay que deshacer la conciliación entera. En una hoja, quien la abre puede mover cualquier celda, también las ya cruzadas.
- El auxiliar corregido no borra su trabajo
- Cuando el cliente manda el archivo otra vez, Cuadre sustituye los asientos de esas fechas y le dice antes cuántos son iguales, cuántos nuevos y cuántos desaparecen. Las conciliaciones manuales se conservan si el asiento sigue igual.
- Queda un comprobante, no una captura
- Un PDF por conciliación, el Excel del período con el grupo de cada cruce, y el PDF de la nota bancaria. Lo que se envía al cliente es lo mismo que se guarda.
Varias empresas, una cuenta
Las empresas de sus clientes se crean en la misma cuenta, sin límite de empresas, y cada una queda con sus cuentas bancarias, sus documentos y su configuración. No hay que cerrar sesión para pasar de una a otra.
Lo que el plan limita
Tres cosas, sumando todas las empresas de la cuenta: cuentas bancarias, documentos del período de 30 días y colaboradores. Un documento es un documento DIAN, un movimiento bancario o un asiento de Libros cargado en el período; el mismo XML dos veces cuenta una sola vez. Precios en pesos al mes, prepago y sin IVA.
| Plan | Cuentas bancarias | Documentos al mes | Colaboradores | Precio |
|---|---|---|---|---|
| Micro | 1 | 200 | 1 | $19.900 |
| Emprendedor | 1 | 600 | 1 | $49.900 |
| Pyme | 2 | 2.000 | 3 | $79.900 |
| Ultra | 5 | 5.000 | 5 | $119.900 |
El documento adicional se cobra aparte, según el plan.Ver los planes completos
Colaboradores con acceso por PIN
Un auxiliar de la firma o el propio cliente entra como colaborador: se le invita por correo y accede con un PIN de seis dígitos, válido diez minutos y de un solo uso; la sesión se cierra al cerrar el navegador. Puede cargar, conciliar, exportar y borrar en cualquier empresa de la cuenta, y no ve la facturación ni los pagos. No hay permisos por módulo.Guía: entrar como colaborador
Acceso a soporte que caduca solo
Si necesita que soporte vea lo que usted ve, añade soporte@cuadre.io como colaborador. Ese acceso caduca a los siete días y no consume cupo del plan.Guía: dar acceso a soporte
Qué le entrega al cliente al cerrar el mes
Todo lo que se concilia se exporta. Son los mismos archivos que quedan como soporte del cierre.
- Excel de la conciliación bancaria
- Por cuenta y rango de fechas, con la columna «Grupo Conciliación» que une cada movimiento con sus documentos, y las observaciones que haya escrito por movimiento. También se puede exportar solo una selección.
- Comprobante en PDF
- «Exportar comprobante» genera el PDF de una conciliación: el movimiento del banco y los documentos con los que se cruzó. Sirve como soporte de ese pago o esa consignación.
- La nota bancaria en PDF
- Las tablas Detalladas y Agrupadas de Libros exportan cada una su PDF. Cuadre calcula el total por PUC; la nota la causa usted en el software contable del cliente.
- Excel de la conciliación fiscal
- Tercero a tercero, con la diferencia y la acción sugerida en cada fila. Es la lista de lo que hay que causar, corregir o revisar antes de cerrar el mes.
- Documentos y reportes
- Los documentos DIAN en tres Excel: consolidado, detallado por línea y eventos (acuse, reclamo, recibo, aceptación). Ventas y compras por mes, con la gráfica activa exportada a .xlsx.
Preguntas frecuentes de contadores y firmas
¿Puedo llevar las empresas de varios clientes en una sola cuenta de Cuadre?
Sí. Cada empresa se crea con su razón social, tipo y número de documento; el NIT, sin dígito de verificación, es la llave con la que Cuadre empareja los XML. Cada una tiene sus cuentas bancarias, sus documentos, sus categorías y sus cuentas PUC. Lo que limita el plan son las cuentas bancarias, los documentos del período y los colaboradores.Ver los planes
¿Puedo dar acceso a mi cliente o a un auxiliar de la firma?
Sí, como colaborador. Se invita por correo y entra con un PIN de seis dígitos que le llega al correo, válido diez minutos y de un solo uso. Puede cargar, conciliar, exportar y también borrar: no hay permisos por módulo. Lo que no ve es la facturación ni los pagos de la cuenta.Guía: invitar un colaborador
¿Cuadre reemplaza el software contable?
No. Se pone entre el banco, la DIAN y la contabilidad, y muestra dónde no cuadran. La nota bancaria la calcula, pero la causa usted en su software. La única integración es con Siigo Nube: crear comprobantes de compra desde el XML y enviar los acuses 030, 032 y 033 a la DIAN.Cómo funciona la integración con Siigo
¿Qué pasa cuando el cliente manda el auxiliar corregido?
Se vuelve a cargar. Cuadre sustituye los asientos de esas fechas y, antes de guardar, muestra cuántos son iguales, cuántos nuevos, cuántos desaparecen y cuántas conciliaciones manuales se conservan o se pierden. Se conservan las de los asientos que siguen iguales en fecha, valor, comprobante, PUC, tercero y descripción.
¿Cómo se cuentan los documentos del plan cuando llevo varias empresas?
Cuenta cada documento DIAN, cada movimiento bancario y cada asiento de Libros cargado en el período de 30 días, sumando todas las empresas de la cuenta. El mismo XML cargado dos veces cuenta una sola vez. Es prepago, sin permanencia, y el plan se sube prorrateado cuando haga falta.Guía: actualizar el plan
¿Cuadre concilia solo?
Libros sí: la conciliación automática cruza el auxiliar con el extracto y deja en rojo lo que no coincide. Identifique es manual asistida: usted busca el documento por fecha, folio o NIT y decide; no hay sugerencias automáticas. La conciliación fiscal compara y señala la diferencia con una observación por fila.Las tres conciliaciones, en detalle
Cierre el próximo mes de una de sus empresas en Cuadre
La prueba dura 7 días completos y da para cargar un mes entero: el extracto, los documentos DIAN y el auxiliar. Sin tarjeta de crédito.