Cuadre para administradores financieros: control del mes
Usted no concilia: supervisa. Cuadre le muestra cuánto del extracto bancario ya está identificado con documentos de la DIAN, si el auxiliar contable coincide con el banco, si la contabilidad dice lo mismo que la DIAN y cómo va la caja menor. Todo por empresa y por período, con reportes que salen del XML y un comprobante de cada conciliación.
Lo que ve de un vistazo, sin pedir la hoja de nadie
Cada módulo abre con un resumen del período: las cifras que usted preguntaría por correo a fin de mes, donde su equipo hace el trabajo.
- IdentifiqueCuánto del extracto está identificado
- Al escoger la cuenta y el rango de fechas salen cuatro cifras: total de movimientos, sin identificar, pendientes e identificados; debajo, los créditos y débitos identificados frente a los del período. Si «sin identificar» no es cero, el mes no está cerrado.Guía de Identifique
- LibrosQué coincide entre el auxiliar contable y el banco
- Tras la conciliación automática, el resumen de conciliación muestra el cruce y la fecha de la última carga de libros. Lo que coincide queda en verde; lo rojo es lo que su contador revisa a mano. La nota bancaria sale calculada y agrupada por PUC.Guía de Libros
- Conciliación fiscalSi la contabilidad dice lo mismo que la DIAN
- Por empresa y mes, un resumen por categoría con tres columnas: Contabilidad, DIAN y Diferencia. En rojo lo que no cuadra; en verde, lo que sí. Con «Solo inconsistencias» ve tercero a tercero dónde está el problema y qué acción se sugiere.Guía de la conciliación fiscal
- EfectivoCómo va la caja menor
- Cinco cifras por período: saldo inicial, ingresos, egresos, soportes (los documentos DIAN ya cruzados con esos movimientos) y saldo final. Un egreso sin soporte se ve.Guía de Efectivo
Reportes que salen del XML, no de lo que alguien digitó
Ventas, compras y nómina se arman con los documentos electrónicos cargados, así que reflejan lo que está en la DIAN. El corte de cada mes es en hora de Bogotá: un documento emitido el día 1 a las 00:30 entra en ese mes, no en el anterior.
- Ventas
- Por empresa y mes. Gráficas por día del mes y por día de la semana, y los 20 primeros por departamento, municipio, producto y cliente, en valor o en unidades. Exporta a Excel la gráfica que tenga abierta.Guía del reporte de ventas
- Compras
- Lo mismo del lado de los proveedores: por día y los 20 primeros por producto y por proveedor, con exportación a Excel de la gráfica activa.Guía del reporte de compras
- Nómina electrónica
- Los 20 conceptos con más peso del período, devengados y deducciones. El período es el de emisión del documento, no el liquidado, y las notas de ajuste reemplazan o eliminan la nómina que corrigen. Este reporte no exporta a Excel.Guía del reporte de nómina electrónica
Para que el reporte esté completo hacen falta todos los XML del mes. La extensión de Chrome para descargar XML de la DIAN los baja en bloque, y Documentos le dice cuántos faltan por cargar.
Quién hace qué
Usted es el titular de la cuenta. Su contador, su asistente o la firma entran como colaboradores, sin contraseña: cada vez reciben en el correo un PIN de seis dígitos que vale diez minutos y una sola vez, y la sesión se cierra al cerrar el navegador. En prueba puede invitar a uno; en los planes, de 1 a 5.
Un colaborador puede
- Cargar extractos, documentos DIAN y libros contables.
- Conciliar en Identifique, Libros y la conciliación fiscal.
- Categorizar documentos y exportar a Excel y PDF.
- Borrar movimientos, documentos, libros, categorías y cargas fiscales: corregir una carga mala es borrarla y volver a subirla.
Un colaborador no puede
- Ver sus datos de facturación.
- Ver sus pagos ni sus facturas.
- Ver ni contratar los planes.
Dicho sin rodeos: no hay permisos por módulo ni un perfil de solo lectura. Invite solo a quien de verdad lleva su contabilidad. Si necesita ayuda, puede añadir a soporte@cuadre.io como colaborador: el acceso caduca a los siete días y no consume cupo.Guía: invitar un colaborador
Lo que queda documentado
Un cierre que no se puede enseñar no está cerrado. Esto es lo que queda como prueba de cada mes, para la revisoría, el banco o la junta.
- Excel de la conciliación con la DIAN
- Por cuenta y rango de fechas: cada movimiento con sus documentos y una columna «Grupo Conciliación», el consecutivo que agrupa lo que se concilió junto.
- Comprobante en PDF
- Un PDF por conciliación, con el movimiento bancario y los documentos que lo soportan. Es lo que se adjunta cuando alguien pregunta por un pago concreto.
- Observaciones por movimiento
- Una nota en cada movimiento bancario, editable aunque ya esté conciliado, que sale en el Excel. Explica una diferencia a quien reciba el archivo sin abrir Cuadre.
- El cruce de Libros y el reporte fiscal
- Libros exporta el cruce a Excel y a PDF, y las dos tablas de la nota bancaria a PDF. La conciliación fiscal exporta un .xlsx con las diferencias y la acción sugerida para cada documento.
Lo conciliado no se toca por accidente: un documento conciliado no se edita, y borrarlo deshace la conciliación entera. No hay papelera ni deshacer, y borrar una empresa pide escribir ELIMINAR.Guía: exportar la conciliación
Preguntas frecuentes de quien supervisa el cierre
¿Puedo ver varias empresas y varias cuentas bancarias desde una sola cuenta de Cuadre?
Sí. Una cuenta de Cuadre tiene varias empresas, con el límite de su plan, y de 1 a 5 cuentas bancarias según el plan. Cada cuenta se concilia por separado, con sus períodos y su resumen.Ver los planes
¿Puedo dar acceso a mi contador sin que vea lo que pago por Cuadre?
Sí. Un colaborador trabaja en los mismos módulos que usted, pero no ve facturación, pagos ni planes. Lo que no hay son permisos por módulo: puede cargar, conciliar, exportar y también borrar.Invitar un colaborador
¿Los reportes de ventas y compras salen de la contabilidad o de la DIAN?
De los XML de la DIAN: ventas con las facturas emitidas y compras con las recibidas. Reflejan lo que está reportado, no lo que alguien digitó, y el corte del mes es en hora de Bogotá.
¿Qué queda como prueba de que un mes se concilió?
El Excel del período con la columna «Grupo Conciliación», el comprobante en PDF de cada conciliación y las observaciones que su equipo dejó en los movimientos. Un documento conciliado no se edita.
¿Cuadre se conecta con el banco o con mi software contable?
Con el banco, no: el extracto se sube en .xlsx, .xls o .csv, de cualquier banco. Con el software contable, la única integración es Siigo Nube, para crear comprobantes de compra desde el XML y enviar los acuses a la DIAN. El auxiliar de cualquier otro programa se carga como archivo.Cómo funciona la integración con Siigo
¿Qué pasa con los datos si dejo de pagar?
Nada se borra. Hay tres días de gracia y al cuarto la cuenta se suspende hasta que pague. Los planes van desde $19.900 al mes, prepago y sin permanencia; la prueba dura 7 días, sin tarjeta.Ver los planes
Vea el próximo cierre sin pedir la hoja
Invite a quien concilia, cargue un mes y mire el resumen. La prueba dura siete días completos, sin tarjeta, y da para el extracto, los documentos DIAN y el auxiliar de un mes entero.