Cuadre frente a Excel para la conciliación bancaria
Excel basta cuando concilia una cuenta con pocos movimientos, sin documentos electrónicos que leer y sin nadie más tocando la hoja. Deja de bastar cuando el extracto trae cientos de filas, los soportes son XML de la DIAN, hay retenciones y pagos parciales, y alguien tiene que rehacer el cruce cada vez que la contabilidad cambia. Cuadre está hecho para ese segundo caso.
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Qué cambia, tarea por tarea
Las mismas nueve tareas de cada cierre de mes. En Excel se pueden hacer todas; la diferencia está en cuánto se rehace a mano y en qué queda como prueba.
| Tarea | En Excel | En Cuadre |
|---|---|---|
| Leer los XML de la DIAN | Excel no abre un XML como tabla. El folio, el NIT y el total de cada documento se digitan o se pegan del listado que exporta la DIAN, sin el detalle de líneas e impuestos. | Carga el .zip o los .xml y toma prefijo, folio, tercero, impuestos y total del propio documento. La extensión de Chrome baja los XML de la DIAN en bloque. |
| Cruzar el auxiliar contable con el extracto | Una hoja por lado y un BUSCARV o una tabla dinámica por valor. Dos consignaciones iguales el mismo día se cruzan a ojo. | Conciliación automática en el módulo Libros: lo que coincide queda en verde y lo que no, en rojo. Lo rojo se concilia a mano, viendo las dos fuentes de menor a mayor valor. |
| Calcular la nota bancaria | Se filtran los movimientos del banco que no están en contabilidad, se les asigna cuenta y se suman con una fórmula que se rehace cada mes. | Los movimientos clasificados como nota salen en dos tablas: detallada, donde se añade el PUC, y agrupada por PUC con el total. Cada una se exporta a PDF. La nota la causa usted en su contabilidad. |
| Retenciones y pagos parciales | Una fórmula por caso y una celda de diferencia que alguien tiene que explicar después. | «Calcular base» registra la retención y «Establecer $» el pago parcial. La conciliación queda Pendiente hasta que el saldo llega a cero, y así se guarda. |
| Volver a cargar un archivo corregido | Se pega la hoja nueva y se rehace el cruce. Lo que ya estaba emparejado a mano se pierde salvo que se copie celda a celda. | Sustituye los asientos de esas fechas y, antes de guardar, dice cuántos son iguales, cuántos nuevos y cuántos desaparecen. Las conciliaciones manuales se conservan si el asiento sigue igual. |
| Clasificar el extracto cada mes | Una columna que se rellena a mano, fila por fila, con la misma lista que el mes pasado. | El mapeo de columnas del banco se guarda para la cuenta. Desde la segunda carga, «Auto Clasificar» reutiliza las clasificaciones anteriores. |
| Varias personas a la vez | Un archivo por persona o uno compartido con versiones. Quien lo abre puede cambiar cualquier celda, también las ya conciliadas. | Colaboradores con acceso por PIN al correo. Cargan, concilian y exportan; no ven facturación ni pagos. Un documento conciliado no se edita. |
| Comprobante de la conciliación | La hoja misma, o una captura de pantalla pegada en el correo. | Comprobante en PDF de cada conciliación con la DIAN, Excel del período con la columna «Grupo Conciliación» y, en Libros, el cruce en Excel y en PDF. |
| Costo | Viene con Office. No cuesta nada adicional. | Desde $19.900 al mes, prepago y sin permanencia. Prueba de 7 días completos, sin tarjeta. |
Dónde Excel sigue ganando
No todo lo que se hace en una hoja es conciliar. Hay cuatro cosas en las que Excel es la herramienta correcta y Cuadre no pretende sustituirlo.
- El análisis que se le ocurre sobre la marcha
- Una tabla dinámica por tercero, un gráfico por semana, una columna calculada que solo necesita hoy. Cuadre exporta a Excel precisamente para eso: el análisis libre se hace mejor en la hoja.
- No cuesta nada
- Si concilia una cuenta con veinte movimientos al mes, la hoja se hace en una tarde y no hay motivo para pagar por otra herramienta.
- Cualquier formato de entrada
- Excel abre lo que sea. Cuadre lee extractos y auxiliares en .xlsx, .xls y .csv; si su banco solo entrega PDF, primero hay que pasarlo a una hoja.
- Lo que no es conciliar
- Presupuestos, flujos de caja proyectados, indicadores. Cuadre cruza tres fuentes y le dice dónde no coinciden; el resto de la contabilidad sigue en su software y en su hoja.
Empiece en cuatro pasos
Es el mismo orden del centro de ayuda. Cada paso necesita el anterior, y cada pantalla de la aplicación tiene un botón «?» que abre la guía de ese módulo.
- Cree su empresaRazón social, tipo y número de documento. El NIT va sin dígito de verificación: es la llave que empareja los XML con la empresa.Guía: cree su empresa
- Cree la cuenta bancariaBanco, tipo, número y código PUC. Con ese PUC, Libros sabe qué asientos del auxiliar pertenecen a esa cuenta.Guía: cree la cuenta bancaria
- Cargue los dos ladosEl extracto en Excel o CSV, con el mapeo de columnas que se guarda para la próxima vez, y los documentos DIAN en .zip o .xml.Guía: cargue los dos lados
- Haga la primera conciliaciónEn Identifique, escoja la cuenta y el rango de fechas, seleccione un movimiento y busque el documento por fecha, folio o NIT. La meta es que el saldo quede en cero.Guía: haga la primera conciliación
Si sus soportes están en la DIAN, el paso tres es más corto con la extensión de Chrome para descargar XML de la DIAN. Si factura en Siigo Nube, los comprobantes de compra se crean desde Cuadre con la integración con Siigo.
Preguntas frecuentes al dejar Excel
¿Puedo seguir usando Excel si paso a Cuadre?
Sí, y es lo normal. Cuadre exporta a Excel la conciliación con la DIAN, el cruce de Libros y los documentos DIAN en tres formatos: consolidado, detallado y eventos. La hoja sigue siendo el sitio para el análisis que se le ocurra después.
¿Tengo que migrar las conciliaciones que ya hice en Excel?
No. Cuadre trabaja por períodos: empieza con el mes que quiera y lo anterior se queda donde está. Lo único que necesita para un mes son el extracto de ese mes y los documentos DIAN del mismo período.
¿Cuadre concilia solo?
Depende del cruce. Libros, que compara el auxiliar contable con el extracto, tiene conciliación automática y deja lo que no coincide en rojo para revisarlo a mano. Identifique, que cruza el banco con la DIAN, es manual asistida: usted busca el documento por fecha, folio o NIT y decide; no hay sugerencias automáticas.
¿Cuadre se conecta con mi banco?
No. El extracto lo sube usted en .xlsx, .xls o .csv, de cualquier banco. El mapeo de columnas se hace la primera vez y queda guardado para esa cuenta.
¿Cuadre crea la nota bancaria en mi contabilidad?
No. Calcula el total, detallado y agrupado por cuenta PUC, y lo exporta a PDF. La nota la causa usted en su software contable, como hasta ahora.
¿Cuánto cuesta y qué incluye la prueba?
La prueba dura 7 días completos, sin tarjeta, y da para cargar un mes entero. Después, los planes van desde $19.900 al mes, prepago, sin permanencia y sin IVA.Ver los planes
Pruebe el próximo cierre con las dos herramientas abiertas
Cargue en Cuadre el mismo mes que ya concilió en Excel y compare lo que sale. La prueba dura siete días completos, sin tarjeta.