1. Objeto

El presente contrato establece las condiciones de uso y privacidad que rigen todos los servicios, actuales y futuros, ofrecidos por Envydiable SAS a través de https://www.cuadre.io y https://app.cuadre.io. Al utilizar Cuadre, el usuario acepta todas las condiciones dispuestas en este contrato. Envydiable SAS puede modificar estas condiciones; cuando el cambio sea sustancial se comunicará al usuario por correo electrónico con treinta (30) días de antelación a su entrada en vigor, y el usuario podrá dar por terminado el contrato antes de esa fecha si no está de acuerdo. Si el usuario actúa en representación de una organización, se presume su autorización para vincularla a este acuerdo y aceptan todo lo dispuesto en este contrato. La aceptación de estas estipulaciones es obligatoria para acceder a los servicios de Cuadre, y quienes no estén de acuerdo no podrán utilizarlos. El usuario, al generar cualquier registro para utilizar la aplicación, adquiere la condición de usuario registrado, lo cual implica su conformidad total y sin restricciones con la totalidad de las condiciones establecidas en este contrato.

2. Definiciones

Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato:

2.1. El término “contrato” o “acuerdo” hace referencia a este contrato y a sus Términos y Condiciones.

2.2. El término “leyes aplicables” hace referencia a las leyes que se aplican en Colombia para este tipo de contratos.

2.3. El término “sitio” ó “sitio web” hace referencia al sitio donde se prestan todos los servicios que Cuadre ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados con Cuadre.

2.4. El término “servicio” o “servicios” hace referencia a la aplicación que ofrece Cuadre en su sitio web y que opera desde el dominio app.cuadre.io. También hace referencia al uso de la página web de Cuadre y su centro de soporte.

2.5. El Término “Cuadre”, “Sistema Cuadre”, “nosotros”, “nuestro(a)” hace referencia a Envydiable SAS y todos sus asociados.

2.6. El término “Sistema” hace referencia a la plataforma web usada por Cuadre para prestar su servicio, incluido el software que usa la plataforma y todos sus contenidos.

2.7. El término “Aplicación”, “Plataforma”, hace referencia al software que ofrece Cuadre como servicio en su sitio app.cuadre.io.

2.8. El término “titular de la cuenta” hace referencia a la persona o empresa registrada en los datos de facturación de cuadre.

2.9. El término “usuario” hace referencia a la persona que visita y usa el sitio web de Cuadre y su aplicación, sea o no “titular de cuenta”.

2.10. El término “Plan” hace referencia a las condiciones de uso que tiene un usuario según el pago que haya efectuado.

3. Capacidad legal del usuario

Según la ley Colombiana, para aceptar este acuerdo de términos y condiciones, el usuario debe contar con la capacidad legal necesaria para formalizar un contrato, conforme a su autonomía de voluntad y las leyes aplicables. Envydiable SAS asume que el usuario que acepta este acuerdo:

Ha verificado previamente su capacidad legal para celebrar contratos.
Está facultado para actuar en nombre propio o de la entidad que representa como Usuario.

Casos especiales

Para individuos considerados incapaces absolutos, relativos o parciales según la ley:

Se presume que cuentan con la autorización de sus representantes legales para aceptar este contrato.
Los representantes legales serán responsables de las acciones realizadas por sus representados en el uso de nuestros servicios.

Envydiable SAS se reserva el derecho de verificar la capacidad legal de los usuarios en caso de ser necesario.

4. Registro de Cuentas y Responsabilidades del Usuario

Cuadre es un servicio de software accesible a través de https://www.cuadre.io, requiere que los usuarios registren una cuenta y proporcionen la información solicitada en los formularios de registro. Envydiable SAS asume que toda la información ingresada es declarada bajo juramento, eximiéndose de responsabilidad por información falsa proporcionada por los usuarios. El servicio permite un número limitado de usuarios según el plan elegido, y estos usuarios deben ser exclusivamente aquellos autorizados por el titular de la cuenta, prohibiéndose el reemplazo por personas no autorizadas que conozcan las credenciales de acceso. Envydiable SAS no se hace responsable por el uso indebido de la información de la cuenta, ni por daños al titular o a terceros en caso de acceso no autorizado. La empresa se reserva el derecho de contactar al Usuario en cualquier momento para verificar la información proporcionada o los datos en los documentos aportados.

5. Licencia y Servicio

El servicio de Cuadre inicia al registrar una cuenta en su sitio web y aceptar estas condiciones, otorgando acceso al software en app.cuadre.io y servicios asociados en https://www.cuadre.io bajo la modalidad de “Software as a Service”. El usuario adquiere una licencia no-exclusiva, mundial, temporal e intransferible para usar Cuadre según el plan elegido, sin adquirir propiedad sobre la plataforma. La descripción de cada plan se encuentra en la sección Precios, y Cuadre no se responsabiliza por errores del usuario al elegir su plan o ingresar información. Se asume que el titular de la cuenta y los usuarios conocen y realizan los cambios en la configuración, eximiendo a Cuadre de responsabilidad por pérdida de información debido a fuerza mayor, caso fortuito o actos de terceros. Cuadre puede modificar los precios y las características de los planes. Todo cambio se comunicará con treinta (30) días de antelación y nunca afectará un periodo ya pagado: aplica a partir de la renovación siguiente a esa fecha. Si el usuario no está de acuerdo, puede cambiar de plan o cancelar su suscripción antes de que el cambio entre a regir.

5.1 Disponibilidad del Servicio

Cuadre se esfuerza por mantener una disponibilidad del 99% de su plataforma en condiciones normales, sin embargo, no garantiza este nivel de servicio debido a posibles eventos fuera de su control como daños en comunicaciones, actos de terceros o mantenimiento. El servicio se proporciona a través de una interfaz web accesible desde cualquier conexión a internet. Cuadre adelantará las gestiones que a su juicio estime conducentes para que la aplicación esté disponible para el usuario, pero no puede garantizar una disponibilidad absoluta debido a factores que pueden escapar a su control y responsabilidad.

5.2 Limitaciones de Responsabilidad

Cuadre queda eximido de responsabilidad por interrupciones causadas por fuerza mayor o factores fuera de su control, incluyendo, pero no limitado a, problemas con el módem, sistema informático del usuario, software de navegación, virus, interconexión de redes, indisponibilidad de la plataforma tecnológica o infraestructuras de telecomunicaciones utilizadas por el Usuario. Estas interrupciones no implican en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio por parte de Cuadre. Además, Cuadre NO se hace responsable de la veracidad de la información contable presentada por el Usuario, siendo este último responsable de cualquier error, inconformidad, requerimiento o sanción administrativa que se genere por sus acciones u omisiones, manteniendo indemne a Cuadre de cualquier reclamación relacionada.

5.3 Mantenimiento

Cuadre se reserva el derecho de realizar mejoras y mantenimiento en el sistema sin previo aviso, aunque procurará notificar a los usuarios con antelación suficiente para minimizar inconvenientes.

5.4 La extensión de Chrome

La extensión «Descarga masiva DIAN: XML y PDF de facturas · Cuadre» se puede usar sin cuenta en Cuadre:

Sin plan, descarga gratis un cupo de documentos al mes por empresa, publicado en https://www.cuadre.io/pricing. La empresa es la de la sesión de la DIAN con la que se descarga y el mes es el calendario de Bogotá. El uso gratuito tiene además un límite de empresas al mes.
Con cualquier plan activo, descarga sin límite en los navegadores donde el titular o sus colaboradores iniciaron sesión en Cuadre. El periodo de prueba da descarga sin límite una sola vez por empresa.
Uso razonable: la activación de una cuenta es para el titular y sus colaboradores. No puede compartirse con terceros ni usarse para prestarles el servicio de descarga.
Lo que descarga la extensión no consume los documentos incluidos en el plan. Los consume lo que el usuario guarda en Cuadre, por ejemplo con «Enviar a Cuadre».
Cuadre puede modificar el cupo gratuito y el límite de empresas; los cambios se anuncian en la extensión y en el sitio antes de aplicarse.

6. Seguridad de Acceso y Responsabilidades

Cuadre se compromete a velar por la seguridad de las contraseñas proporcionadas por el titular de la cuenta y los usuarios al registrarse, garantizando que tomará las medidas a su alcance para evitar que estas sean vistas por terceros. Sin embargo, Cuadre no puede garantizar completamente su confidencialidad. Es importante destacar que Cuadre no se hace responsable por:

El mal uso de las contraseñas por parte de los usuarios.
Contraseñas fáciles de descifrar.
Contraseñas reutilizadas por el usuario en otro sitios web.

La plataforma asume que cada acceso al sistema es realizado directamente por el usuario autorizado. Por lo tanto, la responsabilidad de mantener la seguridad y complejidad adecuada de las contraseñas recae en el usuario, quien debe tomar las precauciones necesarias para proteger su acceso a la cuenta.

Como recomendación, se puede utilizar la página web https://haveibeenpwned.com/ para verificar si la contraseña que se va a utilizar es segura.

7. Restricciones de Uso

EL CLIENTE tiene prohibido aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar el software, o realizar cualquier operación destinada a descubrir el código fuente, así como separar los componentes del software, el cual Cuadre autoriza a usar como un producto único. El usuario reconoce que infringir esta cláusula constituye un delito según el artículo 272 del Código Penal Colombiano.

8. Limitaciones de Responsabilidad

Cuadre no asumirá responsabilidad por reclamaciones extrajudiciales, judiciales o administrativas derivadas de la negligencia, culpa o dolo del Usuario y/o Cliente al suministrar su información contable o financiera a entidades gubernamentales/fiscalizadoras competentes. En tales casos, el Usuario y/o Cliente será el único responsable y deberá mantener indemne a Cuadre de dichas reclamaciones.

9. Condiciones y Medios de pago

El servicio de Cuadre se paga por adelantado. El usuario contrata un plan, lo paga, y con el pago obtiene el acceso por el periodo contratado.

Periodo de prueba: quien se registre en https://app.cuadre.io/signup accede a un periodo de prueba gratuito de 7 días, sin necesidad de registrar medio de pago.
Contratación: al escoger un plan se genera la factura correspondiente. El plan se activa cuando se confirma el pago, no al escogerlo. Escoger plan durante el periodo de prueba no lo interrumpe: el usuario conserva el acceso hasta que se le venza la prueba o hasta que pague, lo que ocurra primero.
Duración del periodo: cada periodo dura 30 días. La noche en que vence, el periodo se cierra, se cuenta el consumo de documentos y se emite la factura del siguiente.
Consumo incluido y excedente: cada plan incluye un número de documentos. Si el usuario supera esa cantidad dentro del periodo, el excedente se cobra al precio por documento adicional que corresponda a su plan, publicado en https://www.cuadre.io/pricing. Un mismo documento electrónico no se cuenta dos veces dentro del mismo periodo.
Subir de plan: puede hacerse en cualquier momento. Se cobra únicamente la diferencia, prorrateada por los días que resten del periodo en curso, y el cambio aplica al confirmarse ese pago.
Bajar de plan: aplica en la renovación siguiente. El periodo en curso ya está pagado y el usuario lo recibe completo; no hay devolución ni reembolso por la diferencia.
Cambiar de plan durante la gracia (cláusula 13): si el periodo ya venció y la factura de renovación sigue sin pagar, escoger otro plan, más caro o más barato, reemplaza esa factura por una con el plan nuevo completo y el excedente del periodo que terminó, si lo hubo. El plan nuevo aplica al confirmarse el pago. Cambiar de plan no amplía los días de gracia.
Con una factura vencida sin pagar no se puede cambiar de plan: si la cuenta está suspendida, o cancelada con su última factura sin pagar, primero hay que pagar esa factura.
Medios de pago: el pago se realiza a través de la pasarela Bold, con tarjeta de crédito o PSE. Los datos de la tarjeta se ingresan en la pasarela y no son almacenados por Cuadre.
Confirmación del pago: la pasarela puede tardar algunos minutos en confirmar la transacción. El acceso se habilita cuando la factura pasa a estado Pagada. El usuario no debe pagar dos veces mientras tanto.
Estados de una factura: Sin pagar (pendiente), En proceso (pagada, en espera de confirmación de la pasarela), Pagada, Condonada (sin saldo a cargo del usuario) y Caducada (una cotización que venció o que quedó sin efecto al cambiar de plan, y que no constituye deuda).
Factura electrónica: la emite Envydiable SAS, sociedad colombiana con NIT 901317907-5, a través de su proveedor de facturación electrónica, con los datos de facturación que el usuario haya registrado. Es responsabilidad del usuario mantenerlos correctos y actualizados; puede modificarlos en cualquier momento antes del cierre de su periodo.
Impuestos: el servicio prestado por Cuadre corresponde a suministro de páginas web, servidores (hosting) y computación en la nube (cloud computing), excluido del impuesto sobre las ventas (IVA) conforme al artículo 476, numeral 21 del Estatuto Tributario. Los precios publicados son, por tanto, los valores finales a pagar.
Cuentas gestionadas por un asociado: cuando la cuenta de un usuario es facturada por un asociado comercial de Cuadre, la relación de cobro es entre Cuadre y ese asociado. Al usuario no se le cobra directamente; su plan lo cambia Cuadre a pedido del asociado, y los avisos de cambio de precio se le envían al asociado. Si el asociado deja de pagar, Cuadre puede suspender el acceso de los usuarios que gestiona y de sus colaboradores, sin eliminar su información; el acceso vuelve cuando Cuadre levanta la suspensión. Mientras tanto, la extensión de Chrome funciona con el cupo gratuito.
Consulta: el usuario puede consultar los planes disponibles en https://www.cuadre.io/pricing, y su plan, su consumo y sus facturas en la sección Facturación de la aplicación.

10. Manejo de Datos y Responsabilidades

Cuadre proporciona un espacio para alojar datos que el usuario administra bajo su propia responsabilidad. Aunque Cuadre se esfuerza por mantener la información segura, no se responsabiliza por actos malintencionados de terceros. La información se almacena en la infraestructura de Google Cloud / Firebase, ubicada fuera de Colombia. El detalle de los proveedores que intervienen, de las transferencias internacionales y de las medidas de seguridad está en la Política de Tratamiento de Datos Personales. Cuadre no se hace responsable del tipo de información ingresada por los usuarios ni de los resultados inadecuados debido a ingresos incorrectos. Se espera un uso legal y ético de las herramientas por parte de los usuarios, eximiendo a Cuadre de responsabilidad por usos indebidos. El usuario se compromete a no causar daño a otros, no usar el servicio con fines maliciosos o ilegales, respetar los derechos de propiedad intelectual, y garantizar la propiedad o autorización de la información cargada. La información ingresada por el usuario permanece de su propiedad, mientras que la plataforma es propiedad exclusiva de Cuadre. En caso de terminación del contrato, Cuadre no está obligado a entregar la información en ningún formato específico ni a realizar procesos de migración o desarrollo para su uso en otros sistemas.

10.1 Inteligencia artificial y asistentes conectados

Sugerencias de inteligencia artificial. Funciones como «Clasificar con IA» proponen una clasificación a partir de la descripción de cada movimiento. Son sugerencias que el usuario revisa y acepta bajo su responsabilidad; Cuadre no garantiza que sean correctas ni que sirvan para un fin contable o tributario concreto.

Asistentes conectados. El usuario puede autorizar a un asistente de inteligencia artificial de un tercero —como Claude o ChatGPT— a consultar, en modo de solo lectura, la información de las empresas que elija. Ese asistente es un servicio del tercero, regido por el contrato que el usuario tiene con él: Cuadre no controla ni responde por sus respuestas, por las conclusiones que saque ni por el tratamiento que su proveedor haga de lo que reciba. El usuario decide qué conecta, sobre qué empresas, y puede revocarlo en cualquier momento desde Conexiones de IA; las respuestas de un asistente no sustituyen la revisión de un profesional.

Para proteger el servicio, las consultas desde asistentes tienen límites de uso razonable por minuto y por día. Cuadre puede suspender una conexión que abuse de ellos, que parezca comprometida o que incumpla estos términos, y puede dejar de ofrecer esta función avisando con antelación.

11. Propiedad Intelectual

Cuadre es titular o licenciatario de todos los derechos de propiedad intelectual sobre el Sistema, Software, Aplicación y Sitio Web, sin que el uso por parte del Usuario implique cesión alguna. Se prohíbe la ingeniería inversa, descompilación o desensamblaje del Software. Cuadre se reserva el derecho de controlar el contenido publicado por los Usuarios y puede impedir la publicación de material que infrinja derechos o sea ofensivo. No está permitido suprimir, eludir o manipular los Términos y Condiciones del Servicio publicados en el Sitio Web. Cuadre podrá impedir la publicación y comercialización de contenido que infrinja derechos de imagen, propiedad intelectual, protección de datos o que resulten hirientes, difamatorios u ofensivos para terceros, a juicio de Cuadre o constituyan infracciones a la ley.

12. Suspensión y Terminación

Cuadre puede finalizar o suspender el servicio en caso de pagos pendientes, uso ilegal, transmisión de programas maliciosos, o si el Usuario no cumple con la edad mínima requerida.

La suspensión por falta de pago opera según lo previsto en la cláusula 13. Una cuenta suspendida se reactiva cuando se confirma el pago pendiente. La suspensión no extingue las obligaciones de pago ya causadas.

Cuadre se reserva el derecho de terminar unilateralmente el servicio en casos de uso ilegal o perjudicial para la plataforma o terceros, como la utilización de los servicios para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual.

Resolución del contrato por parte del Usuario

El Usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento y desde la propia aplicación, en la sección Facturación, con el botón Cancelar suscripción. No hay permanencia mínima, no se exige preaviso y no hace falta escribir a nadie.

La cancelación no corta el servicio ese mismo día. El periodo en curso está pagado por adelantado y el Usuario lo recibe completo, hasta su último día. Lo que hace la cancelación es no renovar.
Cancelar durante la gracia (cláusula 13), con el periodo ya vencido y la factura de renovación sin pagar, aplica ese mismo día: la factura de renovación se anula, la cuenta pasa a Cancelada y solo se factura el excedente del periodo que terminó, si lo hubo.
Al terminar el periodo, la cuenta pasa a estado Cancelada. Si quedó consumo por encima de lo incluido en el plan, se emite la factura final con ese excedente.
La cancelación se puede deshacer mientras el periodo siga vigente, con el botón Reactivar suscripción. Contratar un plan o pagar una factura pendiente también retira la solicitud de baja.
Si la cuenta es gestionada por un asociado comercial, la baja se tramita a través de él y aplica al terminar el mes. Después, el Usuario puede seguir como cliente directo: confirma sus datos de facturación y contrata un plan, que paga por adelantado como cualquier otro.

En ningún caso podrá entenderse que Cuadre no ha prestado el servicio por el hecho de que el Usuario no haya hecho uso del sistema durante un tiempo determinado, siempre que ello no se deba a fallas atribuibles a Cuadre.

13. Incumplimiento de Pagos

Cuando vence un periodo y queda una factura sin pagar:

El Usuario recibe un aviso por correo electrónico tres (3) días antes del vencimiento.
Desde el vencimiento corren tres (3) días calendario de gracia, durante los cuales el Usuario conserva el acceso y puede seguir trabajando con normalidad.
Vencida la gracia sin que se confirme el pago, la cuenta queda suspendida: el Usuario no puede ingresar hasta ponerse al día.
Si el pago se realiza dentro de la gracia, el periodo nuevo arranca el día siguiente al vencimiento del anterior, sin dejar huecos. Si se realiza después, arranca el día del pago: no se cobra el tiempo durante el cual la cuenta estuvo suspendida.

Qué pasa con su información. La suspensión no elimina los datos del Usuario. Sus empresas, movimientos, documentos, libros y conciliaciones se conservan tal como estaban, y quedan disponibles de nuevo al ponerse al día. Cuadre no eliminará la información de una cuenta suspendida sin haber notificado previamente al Usuario por correo electrónico y haberle concedido un plazo razonable para descargar o regularizar su información.

Todos los plazos de esta cláusula se cuentan en hora de Colombia.

14. Contacto y Comunicación

El usuario reconoce y acepta que para la prestación de los servicios que ofrece Cuadre, las gestiones de cobro y, en general, el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con lo indicado en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Cuadre, Cuadre contactará al usuario por los siguientes canales y en los siguientes horarios:

Canales: Email, SMS, WhatsApp, llamadas y mensajería web.
Horarios de contacto: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Se exceptúan de los horarios antes mencionados los contactos que tienen como finalidad informar al usuario sobre confirmación oportuna de las operaciones monetarias realizadas, enviar información solicitada por el usuario o generar alertas sobre transacciones fraudulentas, inusuales o sospechosas.

El usuario reconoce y acepta que, como el registro de usuarios en Cuadre está habilitado las 24 horas del día, en caso de registrarse en un horario por fuera del aquí mencionado, el usuario recibirá de forma inmediata un correo automático de confirmación del registro junto con la información necesaria a tener en cuenta y los pasos a seguir como usuario de Cuadre.

15. Política de privacidad

15.1 Autorización Tratamiento Datos Personales

Dando cumplimiento a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, como usuario y titular de datos personales autorizas a ENVYDIABLE SAS, en calidad de Responsable, a recolectar, almacenar, usar y circular tus datos personales para prestarte el servicio, facturarlo, atender tus solicitudes de soporte y enviarte los mensajes propios del servicio, así como para las demás finalidades señaladas en la Políticas de Tratamiento de Datos Personales de ENVYDIABLE SAS y en los presentes Términos y condiciones.

15.2 Uso de Cookies y Herramientas de Seguimiento

Cuadre utiliza cookies e identificadores, propios y de terceros, para dos cosas: que el servicio funcione y entender cómo se usa.

Cookies necesarias, sin las cuales no es posible mantener la sesión iniciada ni proteger el servicio frente a usos abusivos.
Google Tag Manager y Google Analytics, para medir el uso de forma agregada.
Tawk.to, que instala sus propios identificadores cuando se carga el chat del sitio web.

El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Si bloquea las necesarias, la aplicación puede dejar de funcionar correctamente.

El detalle de qué datos se recogen y con quién se comparten está en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

16. Ley Aplicable y Disposiciones Finales

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.

Resolución de conflictos. Cualquier diferencia que surja de este contrato se intentará resolver primero de forma directa entre las partes. Si no se logra un acuerdo, será competencia de los jueces de la República de Colombia del domicilio de Envydiable SAS, la ciudad de Cali. Lo anterior sin perjuicio de las acciones que la ley reconozca al usuario ante las autoridades administrativas competentes. En caso de que cualquier parte de este contrato sea declarada nula o contraria a la ley, la disposición inválida o no exigible se considerará sustituida por una disposición válida y aplicable que se acerque lo más posible a la intención del contrato original, mientras que el resto del acuerdo entre Cuadre y el usuario continuará en pleno efecto y vigor. Salvo que se especifique lo contrario en este documento, estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre el usuario y Cuadre con respecto a los Servicios de Cuadre y reemplazan todas las comunicaciones previas y propuestas, ya sean electrónicas, orales o escritas, entre el usuario y Cuadre en relación con los Servicios de Cuadre.