Cómo descargar las facturas electrónicas y los XML de la DIAN en bloque
El portal de la DIAN baja los documentos de uno en uno. Cómo exportar el listado del mes y bajar todos los XML y PDF con una extensión gratuita de Chrome.
Por el equipo de Cuadre. Revisada el .
El portal de la DIAN solo permite descargar cada documento de uno en uno: clic en XML, clic en PDF, siguiente. Para bajarlos en bloque se exporta el listado del período desde «Histórico › Descarga de listados» y se le entrega ese Excel a una extensión gratuita de Chrome, que baja todos los XML y PDF a su carpeta.
Por qué el portal de la DIAN no deja descargar en bloque
El portal de consulta de documentos electrónicos, catalogo-vpfe.dian.gov.co, está hecho para consultar y validar documentos, no para administrarlos por volumen. Tres limitaciones se repiten en cualquier empresa obligada a facturar electrónicamente:
- Cada documento se descarga por separado, y el XML y el PDF son dos clics distintos.
- No hay una casilla de «seleccionar todos» que permita bajar el mes completo.
- El portal no recuerda qué descargó usted la semana pasada, así que repetir la operación sin duplicar depende de su memoria o de sus carpetas.
Lo que sí ofrece el portal es un listado exportable a Excel con todos los documentos de un rango de fechas. Ese Excel es el índice, y es lo que hace posible la descarga en bloque.
Qué documentos aparecen en el portal y para qué sirven
El listado de la DIAN incluye tanto lo que su empresa emitió como lo que recibió. Cada tipo tiene un papel distinto en la conciliación.
| Documento | Quién lo emite | Para qué sirve en la conciliación |
|---|---|---|
| Factura electrónica de venta | Su empresa a sus clientes | Respalda cada pago recibido en el banco |
| Factura electrónica recibida | Sus proveedores | Respalda cada pago hecho desde el banco |
| Nota crédito y nota débito | Quien emitió la factura original | Corrigen el valor que se cobra o se paga por una factura |
| Documento soporte y su nota de ajuste | Su empresa, por compras a no obligados a facturar | Respalda pagos a proveedores sin factura electrónica |
| Nómina electrónica individual y de ajuste | Su empresa, por cada empleado | Respalda los pagos de salarios del período de emisión |
Cada documento existe en dos formatos: el XML, que es el documento con validez tributaria y trae el tercero, la fecha, los impuestos y el total, y el PDF, que es su representación gráfica. Para cruzar con el banco o con la contabilidad lo que importa es el XML.
Paso a paso: descargar el mes completo con la extensión de Chrome
La extensión se llama «Cuadre - DIAN XML Downloader», está en la Chrome Web Store y no requiere registro. La página de la extensión de Chrome para la DIAN tiene el enlace de instalación y las preguntas frecuentes.
- Instale la extensión desde la Chrome Web Store. Es gratuita y solo funciona en Google Chrome. Al terminar aparece su icono en la barra del navegador.
- Entre al portal de la DIAN con su usuario. Vaya a catalogo-vpfe.dian.gov.co e inicie sesión como lo hace siempre. La extensión usa esa misma sesión; no le pide la contraseña.
- Abra «Histórico › Descarga de listados» y exporte a Excel. Escoja el rango de fechas y el tipo de documento que le interesa. Si necesita emitidos y recibidos, exporte los dos listados. El archivo que baja es un .xlsx con una fila por documento.
- Deje la pestaña de la DIAN abierta. La extensión descarga a través de esa pestaña. Si la cierra o la sesión vence, la descarga se pausa hasta que vuelva a entrar.
- Abra la extensión y cárguele el mismo Excel. Verá cada documento del listado en una tabla: fecha, tipo, prefijo y folio, emisor, receptor y valor.
- Escoja qué bajar. Filtre por tipo de documento, fecha o tercero y marque las filas, o use «Seleccionar todos». Si ya tiene una carpeta con una descarga anterior, indíquela para que se omitan los documentos que ya están.
- Pulse «Descargar». La extensión procesa cinco descargas a la vez y va tomando el resto de la cola. Los archivos llegan a una subcarpeta dentro de su carpeta de descargas de Chrome, cuyo nombre empieza por «Cuadre-» seguido de la fecha y la hora.
Mientras dura la descarga puede pausar y reanudar cuando quiera. Al terminar puede reintentar los que fallaron.
Qué hace la extensión y qué no
Conviene saber dónde termina la herramienta para no esperar de ella lo que no hace.
| Sí hace | No hace |
|---|---|
| Cinco descargas simultáneas a partir del listado | Entrar por usted al portal: la sesión es suya |
| Pausar, reanudar y reintentar los que fallaron | Funcionar en Safari, Firefox o Edge |
| Omitir lo que ya tiene en una carpeta anterior | Descargar lo que no esté en el Excel que le cargó |
| Bajar el XML y el PDF de cada documento | Elegir por usted qué bajar: escoge las filas o «Seleccionar todos» |
| Detectar que la sesión venció y esperar a que vuelva a entrar | Reemplazar la pestaña abierta de la DIAN |
Cuadre detecta si la extensión está instalada y qué versión tiene.
Qué hacer con los archivos después
Descargar es el primer paso; el valor está en cruzar, y la página sobre conciliación bancaria en Colombia explica las tres comparaciones posibles. Con los .zip en su carpeta, el camino habitual es este:
- Cargue el listado de la DIAN en Cuadre, si quiere saber qué le falta. En Documentos puede subir el mismo Excel del portal y ver tres cifras por período: Total, Sin XML y Con XML. Es opcional, pero es la forma más corta de comprobar que no dejó documentos por bajar.
- Cargue los .zip o los .xml. Cuadre los lee y los asigna a la empresa por el NIT, que debe estar registrado sin dígito de verificación. El centro de ayuda detalla cómo cargar documentos.
- Categorice los documentos. Cada empresa tiene sus categorías y subcategorías; «Categorizar Todos» aplica la misma a un grupo.
- Cruce con el extracto bancario. En Identifique, busque el documento de cada movimiento por fecha, por prefijo y folio, o por razón social o NIT, y concilie hasta dejar el saldo en cero. La guía sobre cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso explica cómo tratar retenciones, pagos parciales y notas crédito.
- Exporte lo que necesite. Documentos tiene tres exportados en Excel: Consolidado, con una fila por documento; Detallado, con una fila por línea; y Eventos, con acuse, reclamo, recibo y aceptación de cada uno.
Comparado con abrir cada XML en una hoja de cálculo, la diferencia está en Cuadre frente a Excel. Si además lleva la contabilidad en Siigo Nube, los mismos XML sirven para crear las facturas de compra y los acuses de recibido desde Cuadre; está explicado en la página de la integración con Siigo. Y la guía sobre el flujo completo del XML a la conciliación terminada muestra cómo encajan la extensión, las cargas y los tres módulos de conciliación en un mismo mes.
La extensión no necesita cuenta en Cuadre. Si después de bajar los XML quiere cruzarlos con el extracto, puede probar Cuadre durante 7 días sin tarjeta y cargar en esa semana los documentos que ya tiene en su carpeta de descargas. Los planes y lo que incluye cada uno están en la página de precios.