Del XML de la DIAN a la conciliación terminada: el flujo completo
El flujo de un mes completo: bajar los XML de la DIAN, cargar el extracto y el auxiliar, y cruzar los tres lados en Cuadre hasta cerrar en cero.
Por el equipo de Cuadre. Revisada el .
El flujo completo de un mes tiene cuatro tramos: bajar los XML de la DIAN con la extensión de Chrome, exportar el extracto del banco y el auxiliar contable, cargar los tres lados en Cuadre y cruzarlos en los tres módulos hasta que el saldo quede en cero. Al final salen los exportes que soportan el cierre.
Los tres lados y las tres comparaciones
Una conciliación completa en Colombia cruza tres registros que viven en tres sistemas distintos y no se hablan entre sí. Cada par de registros responde una pregunta diferente.
| Comparación | Pregunta que responde | Módulo de Cuadre | Cómo cruza |
|---|---|---|---|
| Extracto frente a documentos DIAN | ¿Qué factura, nota o nómina respalda cada movimiento del banco? | Identifique | Manual asistida: usted busca y decide, Cuadre lleva el saldo |
| Extracto frente a auxiliar contable | ¿La contabilidad tiene lo mismo que el banco? ¿Qué falta causar? | Libros | Automática para lo que coincide; manual para lo rojo |
| Contabilidad frente a documentos DIAN | ¿Lo causado en ventas y compras coincide con lo que la DIAN tiene? | Conciliación fiscal | Automática por categoría y tercero a tercero |
Si necesita la definición de cada una y para quién es, está en la página sobre conciliación bancaria en Colombia. Aquí interesa el orden en que se hacen y qué sale de cada una.
El flujo, paso a paso
El orden para empezar es fijo: empresa, cuenta bancaria, cargas y primera conciliación. Cada paso necesita el anterior.
- Cree la empresa con su NIT sin dígito de verificación. Ese NIT es la llave que empareja los XML con la empresa. Si lo registra con dígito, los documentos no se le asignan.
- Cree la cuenta bancaria con su código PUC. Empresa, banco, tipo de cuenta, número y el código PUC de esa cuenta en su contabilidad. El PUC es lo que permite emparejar el auxiliar con el extracto en Libros.
- Exporte el listado del mes en el portal de la DIAN. En «Histórico › Descarga de listados», escoja el rango de fechas y baje el Excel. Deje la pestaña abierta.
- Descargue los XML con la extensión de Chrome. Cárguele ese Excel, escoja los tipos y pulse Descargar: cinco descargas a la vez, con pausa y reanudación, y sin repetir los que ya tiene en una carpeta anterior. Cada documento llega como un .zip con el XML y el PDF. El detalle está en la guía sobre cómo descargar las facturas electrónicas y los XML de la DIAN en bloque.
- Cargue los documentos en Cuadre. En Documentos, suba los .zip o los .xml; si antes carga el listado del portal, verá cuántos documentos tiene el período, cuántos tienen XML y cuántos no. Categorícelos por empresa. El centro de ayuda explica cómo cargar documentos.
- Cargue el extracto bancario en Movimientos. Excel o CSV, de cualquier banco. La primera vez el asistente le pide mapear las columnas; después queda guardado para la cuenta. Valide, clasifique cada movimiento y guarde solo cuando todo esté clasificado. Desde la segunda carga, «Auto Clasificar» reutiliza lo que ya clasificó.
- Concilie el banco con la DIAN en Identifique. Escoja la cuenta y el rango de fechas, pulse Buscar, seleccione un movimiento y, en Acciones, Conciliar. Busque el documento por fecha, por prefijo y folio o por razón social o NIT. Use «Calcular Base» cuando el pago trae retención y «Establecer $» cuando es parcial. La meta es el saldo en cero; si guarda con saldo pendiente, Cuadre lo avisa y el movimiento queda en estado Pendiente. Los pasos exactos están en cómo conciliar movimientos bancarios con documentos DIAN.
- Cargue el auxiliar y concilie el banco con la contabilidad en Libros. Excel o CSV del software contable, con el mapeo de columnas guardado desde la primera vez. En Acciones, Conciliación Automática: lo que coincide queda en verde, lo que no queda en rojo. Resuelva lo rojo a mano y arme la nota bancaria con lo que el banco tiene y la contabilidad no. Vea cómo comparar las cuentas contables bancarias con los extractos.
- Compare la contabilidad con la DIAN en Conciliación fiscal. Requiere el libro contable del mes y las cuentas PUC configuradas una sola vez, con sus categorías de base, descuentos, devoluciones e impuestos. El resumen muestra Contabilidad, DIAN y Diferencia por categoría; la comparación de documentos va tercero a tercero, con un filtro para ver solo inconsistencias. Los requisitos están en cómo conciliar fiscal.
- Exporte y archive. Cada módulo tiene su exporte; la sección de más abajo dice cuáles.
Si la empresa lleva caja menor, el módulo Efectivo registra ingresos y egresos y se cruza con los documentos de la DIAN igual que el banco; queda dentro del mismo Identifique, en su propia pestaña.
Qué hace Cuadre y qué sigue siendo decisión suya
Conviene tenerlo claro antes de empezar, porque cambia de un módulo a otro.
- Leer los XML. Cuadre saca de cada XML el tercero, la fecha, el prefijo y folio, los impuestos y el total, y lo asigna a la empresa por el NIT. Usted no digita nada.
- Clasificar movimientos. La primera vez los clasifica usted; después «Auto Clasificar» repite las clasificaciones que ya hizo para descripciones iguales. Lo nuevo lo sigue decidiendo usted.
- Cruzar banco con DIAN. Es manual asistida. No hay sugerencias: usted busca el documento con los filtros y decide. Cuadre calcula la base de la retención, lleva el saldo y guarda el estado.
- Cruzar banco con contabilidad. Es automática para lo que coincide y manual para lo demás. Cuadre detecta duplicados, faltantes, errores de digitación, error de cuenta, sobrantes en banco y faltantes en contabilidad.
- La nota bancaria. Cuadre calcula el total, detallado o agrupado por PUC, y lo exporta en PDF. El asiento en su contabilidad lo registra usted; Cuadre no escribe en su software contable.
- Conciliación fiscal. Cuadre compara y marca observaciones como «Falta causar en contabilidad», «Documento no en DIAN» o «Revisar base, IVA o descuento». Corregir es tarea suya, en su contabilidad.
Con Siigo Nube hay un tramo más: desde los mismos XML recibidos, Cuadre crea las facturas de compra en Siigo con proveedor, conceptos e impuestos tomados del XML, y envía los acuses a la DIAN en bloque. Está descrito en la página de la integración con Siigo.
Qué sale al final: los exportes de cada módulo
| Módulo | Exporte | Contenido |
|---|---|---|
| Identifique | Excel por rango de fechas | Cada movimiento con su columna «Grupo Conciliación» |
| Identifique | Comprobante en PDF | Una conciliación: el movimiento y los documentos que la respaldan |
| Libros | Excel y PDF | La comparación entre el auxiliar y el extracto, con lo conciliado y lo pendiente |
| Libros | Nota bancaria en PDF | Detallada por movimiento o agrupada y totalizada por PUC |
| Documentos | Consolidado, Detallado y Eventos en Excel | Una fila por documento, una fila por línea, o los eventos de cada uno |
| Conciliación fiscal | Excel | Las diferencias por categoría y por tercero, con la acción sugerida |
Esos archivos son el soporte del cierre: reemplazan la hoja de partidas que se arma a mano. Si quiere comparar este resultado con una hoja de cálculo, está en Cuadre frente a Excel.
Cómo se repite el mes siguiente
La primera vez cuesta más porque hay que crear la empresa, la cuenta y los mapeos. Del segundo mes en adelante el flujo se acorta por tres razones que ya quedaron hechas:
- La parametrización de columnas del extracto y del auxiliar está guardada por cuenta; solo se sube el archivo.
- «Auto Clasificar» aplica a los movimientos nuevos las clasificaciones del mes anterior.
- La extensión omite los documentos que ya bajó si le señala la carpeta de la descarga anterior, así que puede exportar el listado completo cada vez.
Lo que no cambia es el orden: documentos y extracto primero, Identifique y Libros después, fiscal al final cuando el libro del mes ya está corregido. Y hay tres reglas que evitan rehacer trabajo: un documento conciliado no se edita; borrar un documento conciliado deshace la conciliación entera; y al recargar un auxiliar corregido, las conciliaciones manuales se conservan solo si el asiento sigue igual en fecha, valor, comprobante, PUC, tercero y descripción.
La lista de funciones resume los módulos que aparecen en este flujo. Si prefiere recorrerlo con sus propios archivos, puede probar Cuadre durante 7 días sin tarjeta; los planes se contratan después, cuando ya vio cómo le queda el cierre del mes.