Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso (con documentos DIAN)
El procedimiento completo para conciliar el extracto con el auxiliar contable y los XML de la DIAN: qué reunir, en qué orden cruzar y cómo cerrar en cero.
Por el equipo de Cuadre. Revisada el .
Conciliar a mano es comparar, partida por partida, lo que el banco registró con lo que su empresa registró. En Colombia hay un tercer lado, los documentos que la DIAN validó, así que son tres comparaciones: extracto contra auxiliar, extracto contra DIAN y contabilidad contra DIAN. Esta guía las recorre en ese orden.
Si todavía no tiene claro qué es la conciliación bancaria o cuál de las tres comparaciones necesita, empiece por la página sobre conciliación bancaria en Colombia. Aquí no se repite; aquí se hace.
Qué necesita tener a la mano antes de empezar
Sin los tres lados del mismo período, cualquier diferencia que encuentre puede ser solo un dato que falta. Reúna primero y compare después.
| Fuente | De dónde sale | Formato útil | Lo que aporta |
|---|---|---|---|
| Extracto bancario | El portal de su banco, por cuenta y por mes | Excel o CSV | Lo que de verdad entró y salió de la cuenta |
| Auxiliar de bancos | Su software contable, por cuenta PUC | Excel o CSV | Lo que la empresa causó contra esa cuenta |
| Documentos DIAN | El portal de la DIAN, emitidos y recibidos | XML, dentro de un .zip o sueltos | Cada venta, compra, nota y nómina con su tercero, fecha y valor |
Dos detalles evitan la mitad de los tropiezos. El NIT de la empresa, sin dígito de verificación, es la llave que dice qué XML es suyo. Y la cuenta bancaria tiene un código PUC en la contabilidad: ese código empareja el auxiliar con el extracto.
Los XML no se pueden bajar en bloque desde el portal de la DIAN. La guía sobre cómo descargar las facturas electrónicas y los XML de la DIAN en bloque explica cómo hacerlo con la extensión de Chrome.
Paso a paso: del saldo del extracto al saldo en libros
El objetivo es una sola cifra: la diferencia entre el saldo final del extracto y el saldo final del auxiliar, explicada partida por partida hasta que no quede nada sin causa.
- Fije el período. Un mes calendario, con el extracto y el auxiliar cortados el mismo día. Anote el saldo final de cada lado y la diferencia entre ambos. Esa diferencia es la que hay que explicar.
- Ordene los dos lados de la misma manera. Por fecha y, dentro de la fecha, por valor.
- Marque lo que coincide en fecha, valor y tercero. Lo que aparece igual en los dos lados queda cruzado y sale de la lista. Trabaje de menor a mayor valor: los pequeños se despachan rápido.
- Liste lo que quedó sin pareja en el banco. Consignaciones, transferencias recibidas, comisiones, gravamen a los movimientos financieros, intereses y rendimientos que la contabilidad no tiene. Cada una necesita un asiento o una explicación.
- Liste lo que quedó sin pareja en la contabilidad. Pagos causados que el banco aún no muestra, cheques girados y no cobrados, valores digitados con dígitos invertidos, asientos hechos contra la cuenta bancaria equivocada.
- Cruce cada movimiento del banco con su documento DIAN. Por cada pago recibido, la factura de venta que lo respalda; por cada pago hecho, la factura de compra, el documento soporte o la nómina. Aquí aparecen las retenciones, los pagos parciales y las notas crédito; la sección siguiente explica cómo tratarlos.
- Prepare la nota bancaria. Todo lo del paso 4 que sea del banco y no de un cliente o proveedor va en un asiento por concepto y cuenta PUC: comisiones, gravamen, intereses. Ese asiento se registra en el software contable, no en la hoja de conciliación.
- Corrija los errores en la contabilidad y vuelva a sumar. Con la nota bancaria registrada y los errores corregidos, el saldo del auxiliar debe llegar al del extracto, más o menos las partidas en tránsito con fecha de corte. Si no llega a cero, hay una partida sin explicar; vuelva al paso 3 con lo que quedó.
El soporte del cierre es el extracto, el auxiliar corregido y la relación de partidas explicadas.
Cómo se cruza cada documento de la DIAN con su pago
La comparación con la DIAN es distinta de la comparación con el auxiliar: casi nunca coinciden el valor del documento y el del movimiento. Estas son las situaciones habituales y cómo se explica cada una.
| Lo que ve | Causa habitual | Cómo se cruza |
|---|---|---|
| El pago es menor que la factura de venta | El cliente practicó retención en la fuente, ReteIVA o ReteICA | La factura se cruza con el pago y la diferencia se registra como retención |
| Un pago cubre varias facturas | El cliente pagó un estado de cuenta | Un movimiento contra varias facturas hasta llegar a cero |
| Varios pagos para una factura | Abonos o cuotas | Cada movimiento se cruza por su valor; la factura queda pendiente hasta el último |
| Factura sin pago en el mes | Cartera, o pago en efectivo | Queda pendiente; si fue en efectivo, va contra la caja, no contra el banco |
| Pago sin factura en la DIAN | Anticipo, préstamo, o factura que no se descargó | Se revisa el listado del portal antes de darla por no facturada |
| Devolución del banco a un cliente | Nota crédito sobre una factura pagada | La nota se cruza junto con la factura original |
| Egreso igual a la nómina electrónica | Pago de salarios | El movimiento se cruza con el documento de nómina del período de emisión |
Dos reglas que ahorran discusiones. Una nota crédito nunca se cruza sola: siempre acompaña a la factura que corrige. Y un documento cruzado no se vuelve a tocar: si hay que corregirlo, se deshace el cruce, se corrige y se cruza de nuevo.
Cómo queda el mismo procedimiento en Cuadre
El método no cambia; lo que cambia es cuánto hace usted a mano. Cada paso de arriba corresponde a un módulo.
- Empresa y cuenta. Cree la empresa con su NIT sin dígito de verificación y la cuenta bancaria con su código PUC. Ese orden es fijo: sin empresa no hay cuenta, y sin cuenta no hay nada que cargar.
- Cargue los dos lados. El extracto en Movimientos, con el asistente de columnas que queda guardado para la cuenta; los XML o el .zip en Documentos. El centro de ayuda explica cómo cargar los documentos de la DIAN.
- Extracto contra DIAN, en Identifique. Escoja la cuenta y el rango de fechas, seleccione un movimiento y busque su documento por fecha, por prefijo y folio o por razón social o NIT. «Calcular Base» resuelve la retención y «Establecer $» el pago parcial; el objetivo es dejar el saldo en cero. Esta comparación es manual asistida: usted decide qué documento corresponde a qué movimiento, Cuadre lleva la cuenta. Los pasos exactos están en cómo conciliar movimientos bancarios con documentos DIAN.
- Extracto contra auxiliar, en Libros. Cargue el auxiliar de la cuenta y ejecute la conciliación automática: lo que coincide queda en verde, lo que no queda en rojo y se resuelve a mano. De lo que el banco tiene y la contabilidad no, Cuadre arma la nota bancaria agrupada por PUC y la exporta en PDF; el asiento lo registra usted en su software. Vea cómo comparar las cuentas contables bancarias con los extractos.
- Contabilidad contra DIAN, en Conciliación fiscal. Con el libro contable del mes y las cuentas PUC configuradas una sola vez, Cuadre compara ventas y compras por categoría y tercero a tercero, y marca lo que falta causar o lo que no está en la DIAN. Los requisitos están en cómo conciliar fiscal.
Cada módulo exporta su resultado: Identifique en Excel con la columna «Grupo Conciliación» y un comprobante en PDF por conciliación; Libros en Excel y PDF. Eso reemplaza la hoja de partidas del cierre a mano. La lista de funciones resume los módulos, y Cuadre frente a Excel compara punto por punto con una hoja de cálculo.
Errores frecuentes al conciliar a mano
- Comparar períodos distintos. Un extracto cortado el 30 y un auxiliar cortado el 31 inventan partidas en tránsito.
- Cruzar por valor sin mirar el tercero. Dos pagos iguales de clientes distintos se cruzan al revés y el error solo aparece en la cartera.
- Dar por no facturado un pago cuya factura no se descargó. Antes de concluir, revise el listado del portal de la DIAN del mes: si el documento está allí, faltó bajarlo, no emitirlo.
- Olvidar el período de emisión de la nómina. La nómina electrónica pertenece al mes en que se emite, aunque liquide otro. Si la busca por el mes liquidado no la encuentra.
- Hacer la nota bancaria en la hoja de conciliación. La nota bancaria es un asiento en la contabilidad. Si solo queda en la hoja, el mes siguiente arranca con la misma diferencia.
Si prefiere recorrer este procedimiento con las cargas hechas y el saldo calculado, puede probar Cuadre durante 7 días sin tarjeta. Los planes se contratan después, cuando ya vio cómo le queda el cierre.