Comisiones, GMF e IVA: cómo se registra la nota bancaria

Cada comisión, cada cobro de IVA y cada 4x1000 aparece en el extracto y no en el auxiliar, porque el banco lo cobró sin que nadie lo causara. Se resuelve en la contabilidad, no en la hoja: esos cobros se agrupan en una nota bancaria con una línea por concepto y cuenta PUC, registrada antes de cerrar el mes.

Esta guía explica qué conceptos lleva esa nota, con qué cuenta se causa cada uno, cómo detectarlos al comparar el extracto con el auxiliar y cómo Cuadre calcula el total. El procedimiento completo está en cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso; qué es y por qué en Colombia entra la DIAN, en conciliación bancaria en Colombia.

Qué es la nota bancaria y por qué aparece en toda conciliación

El banco es el único tercero que mueve dinero en su cuenta sin enviarle una factura: cobra la comisión por una transferencia y su IVA, descuenta el gravamen a los movimientos financieros de cada débito, cobra la cuota de manejo o la chequera y, en las cuentas de ahorro, abona intereses. Nada de eso pasa por la DIAN ni llega a la contabilidad por sí solo.

Por eso, al comparar el extracto con el auxiliar de bancos, siempre hay un grupo de movimientos que el banco tiene y la contabilidad no. Registrarlos es la nota bancaria: una tarea mensual, por cada cuenta, y una de las tres causas habituales de diferencia junto con las partidas en tránsito y los errores de digitación.

Qué conceptos cobra o abona el banco sin factura

La tabla recoge los conceptos que aparecen en casi todos los extractos colombianos y la cuenta del PUC comercial con que suelen causarse. Las subcuentas son las del Decreto 2650; su empresa puede tener auxiliares propias, así que confirme la cuenta con su contador antes de fijarla como regla.

Concepto	Qué es	Cuenta PUC habitual
Comisiones	Lo que el banco cobra por transferencias, recaudos, retiros o transacciones en portal	530515 Comisiones
IVA sobre comisiones	El 19 % que el banco liquida sobre cada comisión gravada	2408 IVA, como descontable, si aplica; si no, mayor valor del gasto
GMF o 4x1000	Gravamen a los movimientos financieros sobre cada débito de la cuenta	Auxiliar propia bajo 5115 Impuestos o 5305 Financieros, según su política
Cuota de manejo	Cargo fijo mensual por la cuenta o la tarjeta	530505 Gastos bancarios
Chequera y otros cargos	Talonarios, certificaciones, extractos impresos	530505 Gastos bancarios o 530595 Otros
Intereses cobrados	Intereses de sobregiro, crédito rotativo o tarjeta	530520 Intereses
Rendimientos financieros	Intereses que el banco abona en cuentas de ahorro	421005 Intereses (ingreso)
Retención sobre rendimientos	Lo que el banco retiene antes de abonar los rendimientos	135515 Retención en la fuente (anticipo)

Tres aclaraciones. El GMF no tenía subcuenta cuando se expidió el PUC, así que no hay una única respuesta; lo que importa es usar siempre la misma. El IVA de las comisiones es descontable solo cuando la comisión se relaciona con la actividad de la empresa. Y los rendimientos se registran por el valor bruto, con la retención en una línea aparte, aunque el extracto muestre el neto.

Cómo se detecta la nota bancaria al conciliar

La señal es siempre la misma: el movimiento está en el extracto y no en el auxiliar. Pero no todo lo que falta en la contabilidad es nota bancaria: una consignación que nadie causó también falta, y esa va contra cartera. La regla para separar es sencilla.

1. Mire el tercero. Si el movimiento lo originó el banco mismo, es nota bancaria. Si lo originó un cliente, un proveedor o un empleado, es una partida por causar con su documento.
2. Mire la descripción. Los bancos usan textos fijos: «Comisión», «IVA comisión», «Gravamen movimiento financiero», «Cuota de manejo», «Abono intereses», «Retención rendimientos». Ese texto se repite todos los meses y sirve para clasificar.
3. Mire el valor. El 4x1000 es el 0,4 % del débito que lo causó; el IVA de la comisión es el 19 % de la comisión que aparece justo antes. Si el valor no cierra, no dé por hecho el concepto.
4. Separe los abonos de los cargos. Comisiones, IVA, GMF, cuota de manejo e intereses cobrados son gasto y se registran al crédito de la cuenta bancaria. Rendimientos son ingreso y van al débito. La retención sobre rendimientos es un débito a anticipos, no un gasto.

Hecha la separación, lo que queda del lado del banco sin explicar son consignaciones por identificar o errores. La guía sobre consignaciones por identificar trata las primeras.

Cómo se registra paso a paso

1. Reúna todos los cobros y abonos del banco del mes para esa cuenta. Si su extracto lista el GMF débito por débito, súmelos: la nota lleva el total por concepto, no cada línea.
2. Asigne una cuenta PUC a cada concepto según la tabla anterior o según la política de su empresa.
3. Sume por cuenta. Un total por cuenta PUC. Los rendimientos y la retención sobre rendimientos van con signo contrario a los gastos.
4. Registre el comprobante en su software contable con fecha del último día del mes o la fecha de cada cobro, según su política. La contrapartida de todas las líneas es la cuenta del banco, con su código PUC.
5. Exporte el auxiliar otra vez y compárelo con el extracto. Los movimientos del banco que estaban sin pareja ahora tienen asiento.

El soporte del asiento es el extracto. No hay factura y no la va a haber; para la contabilidad mensual el extracto basta.

Cómo Cuadre calcula la nota bancaria en Libros

Cuadre no reemplaza el paso 4: el comprobante lo registra usted en su software. Lo que hace es los pasos 1 a 3 a partir del extracto que ya cargó.

1. Al cargar el extracto en Movimientos, cada fila se clasifica por el código o la descripción de la transacción. Una de las clasificaciones es «Nota Bancaria». Desde la segunda carga, «Auto Clasificar» aplica las clasificaciones anteriores a las descripciones que ya conoce, así que los cobros del banco se marcan solos.
2. En Libros, escoja la empresa, el período y la cuenta contable, y pulse Buscar. Debajo aparecen dos tablas con los movimientos clasificados como nota bancaria.
3. En Notas Bancarias Detalladas cada movimiento está sin agrupar. Pulse «Añadir PUC» y busque la cuenta con la lupa; si todavía no existe, escriba el nombre y el código y guárdela.
4. En Notas Bancarias Agrupadas los movimientos aparecen sumados por PUC, con el total de cada cuenta. Solo muestra la información completa cuando todas las notas de la tabla Detalladas tienen su PUC.
5. Exporte el PDF de la tabla que necesite. Cada tabla tiene su botón. Ese PDF es lo que lleva a su software contable para hacer el comprobante.
6. Registre la nota en su contabilidad antes de la conciliación automática. Si la nota ya está en el auxiliar que carga, esos movimientos cruzan en verde en lugar de quedar en rojo. Los pasos exactos están en comparar las cuentas contables bancarias con los extractos.

Si ya había cargado el auxiliar sin la nota, registre el comprobante, exporte el auxiliar otra vez y recárguelo: Cuadre muestra cuántos asientos son iguales, cuántos nuevos y cuántas conciliaciones manuales se conservan. La guía sobre cómo exportar el auxiliar de bancos de su software contable explica qué columnas necesita ese archivo.

Errores frecuentes con la nota bancaria

• Cargar el IVA de la comisión al gasto cuando es descontable, o al revés. El efecto es pequeño cada mes y grande en la declaración. Decida el criterio una vez con su contador y no lo cambie.
• Cambiar de cuenta cada mes. Si el GMF va en 511595 en marzo y en 530595 en abril, el estado de resultados deja de ser comparable. Una nota por cuenta bancaria y la misma cuenta PUC cada mes.
• Dejar la nota en la hoja de conciliación. Si el asiento no se hace en el software, el mes siguiente arranca con la misma diferencia acumulada.

La nota bancaria es repetitiva y no tiene documento DIAN que buscar, así que es donde una herramienta ayuda más. En Cuadre puede cargar el extracto de un mes, clasificarlo y ver las dos tablas con sus totales durante los 7 días de prueba, sin tarjeta. Los planes se escogen después, y la lista de funciones resume qué hace cada módulo.