Cómo exportar el auxiliar de bancos de su software contable para conciliarlo
Qué es el auxiliar de bancos, qué columnas necesita para conciliarlo con el extracto y cómo exportarlo limpio desde cualquier software contable.
Por el equipo de Cuadre. Revisada el .
Para conciliar el extracto con su contabilidad exporte el libro auxiliar de la cuenta bancaria desde su software contable, en Excel o CSV, con una fila por asiento y columnas de fecha, comprobante, tercero, descripción, débito y crédito. Todos los programas tienen ese informe; cambia el nombre y lo limpio que sale.
Esta guía dice qué pedirle al informe y cómo cargarlo. El procedimiento completo está en cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso y la definición en conciliación bancaria en Colombia.
Qué es el auxiliar de bancos
El libro auxiliar es el detalle de movimientos de una cuenta contable: cada asiento que la afectó, con fecha, comprobante, tercero, descripción y valor al débito o al crédito. El auxiliar de bancos es ese detalle para la cuenta PUC de una cuenta bancaria concreta, normalmente bajo 1110 «Bancos» para cuentas corrientes o 1120 «Cuentas de ahorro», con la subcuenta o auxiliar que su empresa le asignó.
Es el reflejo contable del extracto. Donde el banco dice «transferencia recibida», el auxiliar dice «Recibo de caja 4521, Distribuciones Andina S.A.S., NIT 900123456, pago factura FE-1030». Conciliar es poner los dos frente a frente y explicar cada diferencia.
Qué columnas necesita el archivo para cargarlo en Cuadre
Libros acepta .xlsx, .xls y .csv. No exige un orden ni unos nombres de columna: la primera vez que carga un archivo de esa cuenta, usted señala qué columna es cada cosa, y ese mapeo queda guardado para las cargas siguientes mientras el informe no cambie de estructura.
| Columna | Obligatoria | Para qué la usa Cuadre |
|---|---|---|
| Fecha | Sí | Ubicar el asiento en el período y cruzarlo con el extracto; se indica el formato de fecha del archivo |
| Comprobante: prefijo y número | Sí | Identificar el asiento y conservar las conciliaciones manuales al recargar |
| Descripción | Sí | Distinguir asientos parecidos y mostrar de qué se trata |
| Nombre del tercero | Sí | Separar dos pagos iguales de clientes distintos |
| NIT del tercero | Sí | La llave más fiable para saber de quién es el asiento |
| Débito | Sí | Entradas a la cuenta bancaria |
| Crédito | Sí | Salidas de la cuenta bancaria |
| Cuenta PUC | Opcional | Repartir los asientos si el archivo trae varias cuentas; si no, se escoge la cuenta al cargar |
Si su informe trae una sola columna de valor con otra que dice la naturaleza, débito o crédito, también sirve: se indica la columna de signos y qué valores significan débito y cuáles crédito. Los separadores de miles y de decimales se escogen por columna, así que «1.254.000,00» y «1254000.00» se leen bien si se declara cuál es cuál.
El PUC de la cuenta bancaria es la llave. Se define al crear la cuenta en Cuadre y es el mismo que usa su software; si no coinciden, los asientos no llegan a la cuenta correcta. El centro de ayuda tiene el paso a paso en comparar las cuentas contables bancarias con los extractos.
Cómo exportarlo bien, sea cual sea su software
World Office, Siigo, Alegra, Helisa y SAP Business One tienen un informe de movimientos por cuenta que se exporta a Excel, y también lo tienen los demás. El nombre cambia: libro auxiliar, auxiliar por cuenta, movimiento por cuenta contable, mayor y balances con detalle. Esta guía no le dice en qué menú está en cada uno, porque cambia entre versiones; le dice qué pedirle al informe para que la conciliación salga limpia.
- Filtre por la cuenta PUC de la cuenta bancaria, no por el grupo 11 ni por «Bancos» en general. Si su empresa tiene tres cuentas bancarias, son tres auxiliares o uno solo con columna de PUC.
- Escoja el mes cerrado, del primer al último día, el mismo corte del extracto. Si la contabilidad del mes está abierta, lo que exporte hoy no será lo que exista mañana.
- Exporte a Excel o CSV, no a PDF. El PDF hay que copiarlo a mano y ahí nacen los errores de digitación que después aparecen en rojo.
- Pida el informe sin subtotales. Muchos programas insertan una fila de total por día, por comprobante o por tercero, y a veces repiten el encabezado en cada página. Si el informe tiene la opción de quitarlos, úsela; si no, bórrelos antes de cargar.
- Una fila por asiento. Sin filas de saldo inicial ni saldo acumulado mezcladas con los movimientos. Si el informe trae una columna de saldo, no la mapee; Cuadre solo necesita débito y crédito.
- Con tercero y NIT. Algunos informes resumidos omiten el tercero; pida la versión detallada. Sin NIT, dos consignaciones iguales de clientes distintos no se distinguen.
- Con prefijo y número de comprobante en una columna o en dos. Es lo que permite reconocer el mismo asiento cuando recarga un archivo corregido.
- Revise los números. Que la fecha sea fecha y no texto, que los valores no traigan el signo de pesos, y que el separador de miles sea el mismo en toda la columna.
Si algo falla, corrija el informe en el software y no en el archivo: al mes siguiente sale bien a la primera y el mapeo guardado se aplica solo.
Cómo se carga en Cuadre y qué pasa después
- En Libros, pulse Cargar Libros y escoja la empresa. Arrastre o busque el archivo .xlsx, .xls o .csv.
- Indique si el archivo trae columna de PUC. Si sí, escoja las cuentas contables que contiene; si no, escoja la única cuenta a la que pertenece.
- Mapee las columnas con la vista previa del archivo abajo: fecha y su formato, prefijo y número, descripción, nombre y NIT del tercero, débito y crédito con sus separadores. Esto se hace una vez por cuenta.
- Pulse Validar. Si hay fechas vacías, valores ilegibles o filas que no cuadran, Cuadre lo dice antes de guardar. Es el momento de descubrir un subtotal que se quedó.
- Revise la tabla de resultado y pulse Guardar.
- Vaya a la conciliación con la empresa, el período y la cuenta contable, y ejecute Acciones, Conciliación Automática. Lo que coincide queda en verde; lo que no, en rojo, para resolverlo a mano. Antes, prepare la nota bancaria con lo que el banco cobró y la contabilidad no tiene; la guía sobre comisiones, GMF e IVA en la nota bancaria explica cómo.
Cuando corrija algo en su software, exporte el auxiliar otra vez y recárguelo. Cuadre sustituye los asientos de esas fechas por los del archivo nuevo, y antes de guardar muestra cuántos son iguales, cuántos nuevos, cuántos desaparecen y cuántas conciliaciones manuales se conservan. Se conservan las que tienen un asiento idéntico en fecha, valor, comprobante, PUC, tercero y descripción; por eso importa que el informe salga siempre con las mismas columnas.
Errores frecuentes en el archivo exportado
| Lo que pasa | Causa | Qué hacer |
|---|---|---|
| La validación falla por fechas | Filas de total o encabezados repetidos sin fecha | Borrarlas o pedir el informe sin subtotales |
| Todo queda en rojo | Débito y crédito mapeados al revés, o la cuenta PUC no es la de la cuenta bancaria | Revisar el mapeo y el PUC configurado en la cuenta |
| Valores multiplicados por mil o divididos | Separador de miles declarado como decimal | Corregir el separador en el mapeo de esa columna |
| Asientos duplicados | La columna de saldo acumulado se mapeó como crédito | Mapear solo débito y crédito |
| Dos pagos iguales cruzados al revés | Sin tercero o sin NIT en el informe | Exportar la versión detallada |
| Se pierden conciliaciones manuales al recargar | Cambió la descripción o el comprobante del asiento | Cambiar solo lo necesario en el software y recargar |
Una nota sobre Siigo
La integración con Siigo Nube hace otra cosa: crea comprobantes de compra en Siigo a partir del XML de la DIAN y envía los acuses de recibido. No trae el auxiliar hacia Cuadre. Si su contabilidad está en Siigo, el auxiliar de la cuenta bancaria se exporta y se carga en Libros como con cualquier otro software.
Si quiere probar con su propio auxiliar, Cuadre se puede usar 7 días sin tarjeta: exporta el mes, lo carga, ejecuta la conciliación automática y ve qué queda en rojo. La lista de funciones explica qué hace cada módulo y los planes se contratan después de probar.