Consignaciones por identificar: qué son, con qué PUC se registran y cómo se cruzan
Qué es una consignación por identificar, en qué cuenta PUC se deja mientras aparece el cliente y cómo se cruza con su factura, a mano y en Cuadre.
Por el equipo de Cuadre. Revisada el .
Una consignación por identificar es dinero que entró a la cuenta bancaria sin que la empresa sepa quién lo envió ni qué factura paga. Mientras se averigua se registra en una cuenta de pasivo transitoria, no como ingreso, y se cruza con la factura del cliente cuando aparece: por valor exacto, por neto de retención o por fecha y tercero.
Esta guía explica por qué pasa, cómo se registra y cómo se identifica a mano y en Cuadre. Es una de las diferencias habituales de la conciliación bancaria; el resto están en cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso.
Por qué el banco recibe dinero que nadie anunció
Casi ninguna consignación por identificar es un misterio de verdad. Suele ser una de estas situaciones.
- El cliente pagó sin avisar. Hizo la transferencia y no envió el soporte ni el correo con el número de factura.
- La referencia es genérica. El extracto dice «Transferencia recibida» o «Consignación nacional» y, si acaso, las últimas cifras de una cuenta que la empresa no reconoce.
- El pago llegó por PSE, Nequi, Daviplata o un corresponsal. La descripción trae el nombre del canal, no el del pagador.
- Un giro cubre varias facturas. El cliente pagó un estado de cuenta y ningún total de factura coincide con lo que entró.
- El cliente practicó retenciones. Entró el neto y el neto no aparece en ninguna factura.
- La persona que pagó no es el cliente. Un socio, una casa matriz o un familiar del cliente hizo la transferencia desde su cuenta.
- No hay factura todavía. Es un anticipo, y la factura se emitirá después.
Identificar la causa es la mitad del trabajo, porque cada una se busca de forma distinta.
Cómo se registra mientras se identifica
El principio es que una consignación sin dueño no es un ingreso. El ingreso se reconoció al facturar; la consignación solo cancela la cartera, y mientras no se sepa qué cartera, es una obligación con alguien. Por eso se lleva en el pasivo, en una cuenta transitoria que debe tender a cero.
| Momento | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Entra la consignación y no se sabe de quién es | Bancos (1110 o 1120, según la cuenta) | Pasivo transitorio: auxiliar bajo 2815 o 2805, según su política |
| Se identifica: era el pago de la factura de un cliente | Pasivo transitorio | Clientes (1305), por el total de la factura |
| Había retenciones practicadas por el cliente | Retención en la fuente (135515), ReteIVA y ReteICA (1355) | Clientes (1305), por la diferencia |
| Era un anticipo sin factura | Pasivo transitorio | Anticipos recibidos (2805) |
No existe una subcuenta del PUC llamada «consignaciones por identificar». Muchas empresas la abren bajo 2815 «Ingresos recibidos para terceros», otras bajo 2805 «Anticipos y avances recibidos», otras con un nombre propio. Cualquiera funciona si se usa siempre la misma; confirme con su contador cuál corresponde a su política contable.
Dos razones para no dejarla en una cuenta de orden o fuera de la contabilidad. Primero, el saldo del banco en libros debe coincidir con el extracto, y eso solo pasa si la consignación se registró. Segundo, el saldo del pasivo transitorio es la lista de lo que falta por identificar; si no está en la contabilidad, nadie lo revisa.
Cómo se identifica una consignación a mano
Hay tres búsquedas, de la más rápida a la más lenta. Conviene hacerlas en este orden.
- Por valor exacto. Busque en la cartera una factura pendiente por el mismo valor. Es la búsqueda que resuelve la mayoría de los casos con clientes que no practican retención.
- Por valor neto de retención. Si ningún total coincide, la consignación puede ser una factura menos retenciones. Para cada cliente que retiene, calcule el neto de sus facturas pendientes y compárelo. Un ejemplo: factura de 1.190.000 pesos, base 1.000.000 e IVA 190.000; el cliente retiene 2,5 % sobre la base y 15 % sobre el IVA; el neto es 1.190.000 menos 25.000 menos 28.500, igual a 1.136.500. Si además retiene ICA, el neto baja según la tarifa del municipio.
- Por fecha y tercero. Cuando no hay coincidencia de valor, es porque el giro cubre varias facturas o un abono parcial. Revise qué clientes tenían facturas vencidas o por vencer alrededor de la fecha de la consignación, y pruebe combinaciones de sus facturas hasta llegar al valor, con o sin retenciones.
Si las tres búsquedas fallan, pida al banco el detalle del giro. Para transferencias entre cuentas del mismo banco y para PSE el banco suele poder decir el nombre del ordenante; para consignaciones en efectivo, casi nunca. Y llame a los clientes con saldo pendiente: preguntar es más rápido que probar combinaciones.
Cómo se identifica en Cuadre con Identifique
Identifique compara el extracto con los documentos de la DIAN, así que las facturas ya están cargadas con su tercero, su fecha y su valor. La búsqueda es la misma de arriba, sin salir de la pantalla. Es una conciliación manual asistida: Cuadre no sugiere parejas; usted busca y decide, y Cuadre lleva el saldo.
- Escoja la cuenta bancaria y el rango de fechas y pulse Buscar. Arriba aparecen los contadores «Total movimientos», «Sin identificar», «Pendientes» e «Identificados». «Sin identificar» es su lista de trabajo.
- Seleccione la consignación en la tabla y vaya a Acciones, Conciliar.
- Busque el documento. La sección de búsqueda admite tres criterios: fecha por mes y año, prefijo y número de folio, o razón social y NIT. Si sabe de quién es, busque por NIT; si sabe qué factura es, por folio; si no sabe nada, por el mes de la consignación y compare valores.
- Agregue el documento y, si el valor no coincide, vea por cuánto. Con retenciones, pulse «Agregar Retención / Deducción» y «Calcular Base»: a partir del valor calcula la base y la retención, sin la calculadora.
- Si es un pago parcial o cubre varias facturas, agregue cada documento y use «Establecer $» para fijar lo que se aplica a cada uno. El objetivo es que el saldo global llegue a cero.
- Guarde el estado. Conciliada si el saldo quedó en cero; Pendiente si falta algo. Si intenta guardar como Conciliada con saldo, Cuadre lo avisa con la cifra exacta y le deja decidir. Añada una observación con lo que averiguó: sirve para el mes siguiente y sale en el Excel.
Si la consignación no tiene documento en la DIAN, porque es un anticipo o un préstamo, la pestaña Documentos manuales permite cruzarla contra un documento que usted crea. Y si prefiere ver el estado de todo el período, el Excel por rango de fechas trae la columna «Grupo Conciliación». El procedimiento completo está en cómo conciliar movimientos bancarios con documentos DIAN.
Para que las facturas estén en Cuadre hay que bajarlas del portal de la DIAN. La extensión de Chrome lo hace en bloque y la guía de descarga explica el flujo.
Qué hacer con lo que nunca se identifica
Siempre queda alguna. Un giro de hace seis meses, por un valor que no coincide con nada, de un banco que no da el nombre del ordenante. Lo que no conviene es dejarlo crecer en silencio.
- Documente lo que hizo. La solicitud al banco, los clientes consultados, las combinaciones probadas. Es el soporte de que el saldo del pasivo transitorio no es descuido.
- Revise el saldo cada cierre. La cuenta transitoria se lista, partida por partida, en cada conciliación mensual. Si una partida lleva varios meses, alguien debe decidir qué hacer con ella.
- Decida la política con su contador. Cuándo se reclasifica una consignación que nadie reclama, y contra qué cuenta, es una decisión contable y tributaria, no un paso mecánico. Esta guía no la toma por usted.
- En Cuadre, déjela Pendiente con observación. El contador «Pendientes» la mantiene visible, y cuando aparezca el cliente el movimiento se cruza con su factura sin volver a buscarlo.
Si quiere probar la búsqueda con sus propios extractos y facturas, Cuadre se puede usar 7 días sin tarjeta. La lista de funciones explica qué hace cada módulo y los planes se escogen cuando termine la prueba.